Enklere periodeavslutninger i offentlig sektor
Blogg
Del
La automatisering frigjøre verdifull tid i regnskapsavdelingene i stat, kommune og offenlige foretak og selskap. Å ta i bruk et verktøy for periodeavslutning gjør arbeidshverdagen mer interessant for de ansatte, samtidig som virksomheten effektiviseres.
For å bidra til å sikre det beste tjenestetilbudet til samfunnet er mandatet til departement og direktorat, statsforvaltere og kommuner å legge til rette for en forsvarlig økonomiforvaltning og effektiv ressursutnyttelse.
God økonomistyring gir økt politisk handlingsrom. Det fører til bedre oversikt og kontroll over ressursbruk, gir muligheten til å gjøre tilpasninger i takt med bevilgninger, og sikrer høyere tilfredshet blant ansatte og innbyggere gjennom forutsigbarhet fra kloke beslutninger. Dette skjer samtidig som lover og regler overholdes, og krav til åpenhet møtes.
Den 7. og 8. mai arrangeres Løsninger for Offentlig sektor i Norge parallelt med Oslo Tech Show, hvor du får muligheten til å møte en rekke systemleverandører for bransjen. Trintech vil være til stede, og vi ser frem til å dele vår kunnskap på standen vår og gjennom presentasjonen «Fremtidens økonomifunksjon: Automatisering og AI i praksis.»
Automatisering og standardisering i periodeavslutningen
I offentlig sektor må stadig flere oppgaver løses av stadig færre hender. For å holde tritt med kravene til effektivisering må gevinster hentes hjem uten at kvaliteten i hvordan oppgaver løses påvirkes. Innen økonomi og regnskap er det viktig å se på de områdene der automatisering og standardisering gir fordeler, særlig fordi økte transaksjonsvolumer er normen.
Ved å bruke smarte funksjoner for å automatisere periodeavslutninger frigjøres tid og ressurser til mer verdiskapende oppgaver. Samtidig vil nøyaktigheten i regnskapet bli enda bedre og styringsgrunnlaget langt mer presist. Derfor er det på tide på å ta et oppgjør med manuelle prosedyrer i regneark og utdatert programvare.
Smartere arbeidsformer i økonomiavdelingen
Det er mange eksempler verden over på hvordan offentlig sektor har redusert driftskostnader, forbedret rapporteringen og fått bedre datakvalitet ved å innføre mer moderne tilnærminger.
Rutinepregede og detaljerte oppgaver som periodeavslutninger med tilhørende avstemminger av transaksjoner, konti og balanse krever mye tid og kan være en stor feilkilde. Derfor har mange hatt stor glede av å bytte ut regneark med moderne teknologi som gir sanntidsoversikt i skyen. Det vil føre til bedre evne til å raskt identifisere og håndtere avvik, datakvaliteten øker, og skybaserte løsninger sikrer at dokumentasjonen er tilgjengelig, søkbar og sikkert forvart.
Automatiseringsgraden vil i mange tilfeller overstige 95 prosent, og dermed kan økonomiavdelingen heller bruke tiden på å luke ut og granske avvikene som må ses nærmere på.
Fire veier til smartere periodeavslutninger
Nylig har blant annet Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) anskaffet Adra som verktøy for periodeavslutning. Arbeidet i forvaltningen blir enklere når de automatisk avstemmer transaksjoner i Adra Matcher og balansen i Adra Balancer. Det smarte tilhørende prosjektstyringsverktøyet, Adra Task Manager, skaper i tillegg mer struktur og forenkler oppgavebehandling. Det gir tydelige fordeler:
- All dokumentasjon samles på ett sted: Virksomheten ivaretar oppbevaringsplikten i bokføringsloven, de slipper eksterne løsninger for oppbevaring av avstemmingsdokumentasjon, og eksempelvis mva-avstemminger kan også lastes opp.
- Bedre oversikt rundt periodeavslutningen: Egne oppgavelister og arbeidsflyter gjør det enkelt å tildele ansvar og sette frister. Det kan også settes opp tilpassede dashboard med status for avstemming og gjennomføring av oppgaver. Ledelsen og controllere får dermed god oversikt for status på arbeidet, dokumentasjon, og tydelige kontrollspor.
- Du blir mindre avhengig av enkeltpersoner: Oppgaver kan lett fordeles mellom ansatte, og ved fravær kan den ene plukke opp etter den andre. Fordi du kan samhandle direkte i løsningen blir kommunikasjonen enklere og bedre.
- Fordi løsningene integreres med ERP får du løpende oversikt av saldo og transaksjoner, og bankavstemminger er integrert.
Er du regnskapskunde av DFØ? Les her om hvordan DFØ tilbyr Adras løsninger som en tjeneste til offentlige instanser.
