Avstemminger er en avgjørende del av regnskapsprosessen og sikrer at regnskapet er i samsvar med dokumentasjonen og identifiserer eventuelle avvik. Bankavstemming er den mest grunnleggende avstemmingstypen og gjennomføres vanligvis månedlig. I tillegg til bankavstemming finnes det flere avstemmingsvarianter som blant annet valuta, interim, salg, miljø, lønn og faktura.

I denne artikkelen ser vi nærmere på disse ulike typene avstemming utover bank, og hvordan avstemmingsprosessen kan forenkles ved hjelp av automatiserte løsninger.

Valutakontoavstemming

Avstemming av valutakontoer går ut på å avstemme kontoer som involverer forskjellige valutaer. Denne avstemmingsprosessen blir nødvendig når en virksomhet opererer med flere valutaer, enten på grunn av internasjonale transaksjoner, flernasjonale forretningsaktiviteter eller andre årsaker. For eksempel kan man måtte avstemme svenske kroner i et norsk regnskap. Da er det viktig å sikre at tallene på kontoene er nøyaktige og at valutakursvariasjoner er korrekt håndtert.

Interimskontoavstemming

Interimskontoer er en midlertidig konto som brukes til å registrere inntekter, kostnader og andre økonomiske transaksjoner i løpet av en bestemt regnskapsperiode. En av disse kontoene er avsetningskontoen. Her kan man gjøre noen avsetninger i måneden, reduserer de neste måned og gjør nye avsetninger. Da får man kontrollert og dokumentert at alle avsetningene er reversert.

Forskutterte sykepenger kan man også avstemme under interimskontoavstemming. Da setter man beløpet opp i balansen og får det refundert av NAV. Clearingkontoer er også en viktig konto, spesielt ved innkjøp for større prosjekter. Når man mottar periodiske fakturaer fra leverandøren, kan en clearingkonto brukes for å sikre at utgiftene blir korrekt reversert når den endelige fakturaen mottas. Dette gir nødvendig oversikt og sporbarhet i prosessen.

Videre inkluderer interimskontoavstemminger også håndtering av forskuddsbetalte kostnader og inntekter. Å føre disse på midlertidige kontoer gir kontroll over økonomiske transaksjoner som skjer på tvers av regnskapsperioder.

Salgsavstemming

Avstemming av salgstransaksjoner er prosessen med å sammenligne og balansere regnskapsopplysninger knyttet til ulike salgstransaksjoner. Med en rekke ulike betalingsplattformer som Vipps, Klarna, Nets, kontantsalg og fakturering, oppstår utfordringen med å sikre at alle salg er korrekt registrert i regnskapet. Neste steg er å sikre at man mottar og avstemmer riktig betalingsoppgjør. Dette innebærer å sammenligne de registrerte salgene med de faktiske inntektene og verifisere at beløpene fra ulike betalingskilder samsvarer. Dette kan også involvere avstemming av transaksjoner på tvers av forskjellige betalingsmetoder for å identifisere eventuelle avvik.

Andre avstemmingsmetoder

Miljøregnskap

For virksomheter som driver med fiskeoppdrett, kan det være rapporteringsregler knyttet til forbruk av fiskefôr og innkjøpt fiskefôr. I denne sammenhengen kan det forekomme transaksjoner knyttet til mengden fiskefôr som er bokført som innkjøpt, og mengden fiskefôr som er brukt i produksjonsprosessen. Dette kan avstemmes ved å sammenligne og balansere de bokførte mengdene av innkjøpt fiskefôr med de faktisk forbrukte mengdene.

Transportsedler og veiinger

Store entreprenører bruker ofte lastebiler til å transportere materialer som sand, avfall og grus til anlegg. Når lastebilen ankommer og forlater et anlegg, blir vekten registrert, og differansen utgjør den mengden materialer som skal faktureres. Dette blir registrert hos leverandøren og mottaker av materialene. Sjåføren rapporterer deretter hvor materialene ble hentet og denne informasjonen brukes til å avstemme og sikre at de fakturerte mengdene samsvarer med det som er hentet.

Time- og reisekostnader

I konsulentbransjen blir ofte arbeidstimer registrert i et timesystem for senere fakturering. Videre kan man hente ut de fakturerbare timene og reisekostnadene fra time- og reisesystemene og matche det mot fakturerte timer. Dette sikrer at alle registrerte timer og utgifter også reflekteres korrekt i faktureringen.

Fakturasystem mot regnskap

I mange organisasjoner benytter man fakturabehandlingssystemer dedikert til spesifikke forvaltningsoppgaver. Spesielt eiendomsforvaltningsselskaper har egne systemer for eiendomsadministrasjon, hvor fakturering er en sentral del av prosessen og det gjennomføres avstemminger mellom dette fakturabehandlingssystemet og regnskapssystemet.

Lønn mot regnskap

Å avstemme lønn mot regnskap innebærer å ha detaljert oversikt over lønnsutbetalinger basert på ulike kategorier av lønn. Hver lønnsart er knyttet til en spesifikk konto. Denne informasjonen kan hentes inn og sammenlignes med bokførte lønnskostnader for å sikre overenstemmelse.

Løsninger for automatisk avstemming

Det finnes flere leverandører som tilbyr automatiserte avstemmingsløsninger for å gjøre prosessen enklere og mer effektiv. Løsningen Adra Matcher, fra Trintech, automatiserer de ulike typene avstemminger som er nevnt over, slik at man slipper manuelt arbeid og sparer tid. Med Adra Matcher trenger man kun å gjennomgå og håndtere eventuelle avvik, noe som gir en smidigere og mer presis avstemmingsprosess. Dette reduserer risikoen for feil i regnskapsarbeidet og bidrar til å optimalisere periodeavslutningen.

I webinaret «Avstemming utover bank» kan du høre mer om andre typer avstemming enn bankavstemming, og se på flere av de unike mulighetene Adra Matcher tilbyr.