Slik skaper Lyse mer verdi med de samme ressursene

Behovet for en felles løsning i en kompleks organisasjon

I en periode preget av sterk vekst og betydelige organisatoriske endringer, opplevde Lyse AS et økende behov for å effektivisere og automatisere sine avstemmings- og dokumentasjonsprosesser. Som et stort konsern med en omfattende intern regnskapsfunksjon, er det ikke uvanlig at det kan oppstå utfordringer knyttet til fragmenterte arbeidsprosesser og varierende individuelle tilnærminger, hvor likeartede prosesser i enkelte tilfeller håndteres ulikt, noe som kan føre til unødvendig repetisjon og mindre effektiv bruk av tid og ressurser.

Samtidig som konsernet fokuserte på økt samhandling internt, var det et også et ønske om å effektivisere samhandlingen ut mot ekstern revisor.

– Å samle oss om en felles løsning var nødvendig for å bli mer fleksible, effektivisere arbeidet og frigjøre tid, forklarer Jørgen Simonsen, Fagansvarlig konsernregnskap i Lyse.

Med stadig økende arbeidsbelastning innen regnskapsavdelingen var det avgjørende å automatisere tidskrevende oppgaver.»

Hvorfor Adra?

I søket etter en automatiseringsløsning, snakket Lyse med flere leverandører og hentet inn erfaringer fra egne regnskapsførere. Målet var todelt: å etablere et verktøy som kunne beskrive og monitorere prosesser, samt strømlinjeforme avstemmings- og dokumenteringsarbeidet.

Konsernets overordnede visjon om å bruke teknologi til å rigge organisasjonen for videre vekst ble en viktig driver for beslutningen.

– Med stadig økende arbeidsbelastning innen regnskapsavdelingen var det avgjørende å automatisere tidskrevende oppgaver, sier Simonsen.

Til slutt falt valget på Trintechs Adra Suite, basert på gode interne erfaringer og løsningens evne til å dekke konsernets behov for en helhetlig, brukervennlig og effektiv plattform for avstemming og dokumentasjon.

Lagspillere gjennom hele prosessen

Implementeringsprosessen ble gjennomført i tett samarbeid med Trintechs konsulenter. Fra dag én fikk Lyse tildelt en dedikert konsulent som forstod selskapets behov og arbeidsflyt. Konsulentens erfaring og evne til å dele beste praksis fra andre kunder bidro til en smidig overgang og rask verdioppnåelse.

– Trintech har vært tålmodige lagspillere gjennom hele prosessen, og vi har fått støtte til å videreutvikle våre integrasjoner og løsninger, deler Simonsen.

Slik har Adra transformert arbeidsdagen

Lyse har i dag brukt Adra Balancer og Adra Matcher i overkant av ett år. Omtrent 30 regnskapsførere, samt regnskapssjefer, konsernregnskapsteamet og eksterne revisorer, er aktive brukere av løsningene. Balancer brukes til avstemming og dokumentasjon av alle balansekonti, mens Matcher automatiserer matching av transaksjoner og avstemming av konserninterne poster.

Full integrasjon mot Microsoft Dynamics 365 sikrer en strømlinjeformet flyt av data.

Tidsbesparelse, bedre samhandling og klarere prosesser

Implementeringen av Adra har gitt konkrete resultater i Lyse:

• Effektiv kommunikasjon mot revisor: Dokumentasjon er nå lett tilgjengelig med full sporbarhet tilbake i tid.
• Bedre samhandling: Felles prosesser gjør det enklere å samarbeide horisontalt og vertikalt i organisasjonen.
• Fleksibilitet og oversikt: Teamet og ledelsen i regnskapsavdelingen har nå langt bedre innsikt i status og dokumentasjon, noe som bidrar til økt kontroll, bedre prioritering og mer effektiv oppfølging av avstemmingsprosesser.

– Ved hjelp av Adra Matcher bruker vi ingen tid på å grave i avvik – fasiten ligger allerede servert, forteller Simonsen.

Regnskapsavdelingen opplever at arbeidsbelastningen er jevnere fordelt og at gevinstene ved automatiseringen øker over tid.

Videre integrasjon og optimalisering

Lyse har et tydelig fremtidsfokus og ambisiøse planer for videreutvikling av bruken av Adra. Dette omfatter blant annet utvidet integrasjon med tredjepartssystemer, økt bruk av Matcher for flere typer avstemminger, samt etablering av strukturerte og effektive arbeidsflyter på tvers av avdelinger ved hjelp av Adra Task Manager.

– Bruk tid på å forstå kapabilitetene i løsningen, og vær tydelig i forventningene til brukerne. Da vil man få mest mulig ut av investeringen, er rådet fra Simonsen.

En investering som gir verdi

For Lyse har investeringen i Adra raskt gitt målbare gevinster. Tidsbesparelser, mer strømlinjeformede prosesser og økt operasjonell fleksibilitet har styrket regnskapsavdelingens kapasitet og gjort selskapet bedre posisjonert for videre vekst og utvikling.

I en bransje hvor tid er mangelvare, er alle tiltak som reduserer unødvendig tidsbruk, en viktig investering. Mange vil få en a-ha-opplevelse når de ser hvor effektivt oppgaver kan løses med Adra.»

Jørgen Simonsen

Fagansvarlig konsernregnskap i Lyse