Ruter har effektivisert periodeavslutningen med Adra

Regnskapsavdelingens utfordringer før Adra

Ruter AS hadde utfordringer med sin manuelle og ustrukturerte periodeavslutningsprosess. Selskapet manglet systemer som kunne vise status i sanntid og mistet av den grunn mye kontroll.

«Det var mangel på standardisering gjennom hele prosessen siden oppgaver ble gjort i individuelle Excel-regneark, så alle jobbet med hver sin sjekkliste. Ikke bare var den manuelle prosessen ekstremt tidkrevende, men allerede gjennomførte avstemminger ble gjort flere ganger på grunn av manglende oversikt over hvilke oppgaver som var utført” sier Arne Rydding, senior regnskapsfører i Ruter.

Bakgrunnen for valg av Adra

“Vi trengte å implementere en løsning som gjorde det enkelt å standardisere prosessene våre,” fortsetter Rydding.

Etter å ha vurdert mulighetene i markedet, valgte Ruter å implementere Adra.“Vi følte at Adra både var den mest kostnadseffektive og omfattende løsningen for våre utfordringer” sier Rydding.

I 2015 implementerte Ruter Adra Accounts (nå: Adra Matcher) for å automatisere transaksjonsavstemmingene sine. Noen år senere implementerte de Adra Balancer for sin balanseavstemming og Adra Task Manager for bedre styring av sin periodeavslutning.

“Alt i alt var implementeringen av Adras løsning rask og sømløs”, sier Rydding.

Med Adra har vi automatisert mesteparten av periodeavslutningsprosessen. I tillegg har implementeringen gitt oss muligheten til å se status for periodeavslutningsoppgavene i sanntid, som igjen har gitt oss mye bedre synlighet og kontroll.”

Adra-løsningene i praksis

Med Adra har Ruter redusert tiden brukt på periodeavslutningen, økt kvaliteten og tilliten til rapporterte tall samt fått bedre kontroll og synlighet gjennom hele periodeavslutningsprosessen.

Ruter bruker Adra Accounts til å avstemme over 200 000 transaksjoner hver dag med en 99.8 % automatisert avstemmingsgrad, Adra Balancer til å avstemme 150 kontoer og Adra Task Manager til å følge opp 60 periodeavslutningsoppgaver per måned.

“Vi pleide å bruke ekstremt mye tid og krefter på å manuelt avstemme kontoene våre,” fortsetter Rydding. “Med Adra har vi automatisert mesteparten av periodeavslutningsprosessen. I tillegg har implementeringen gitt oss muligheten til å se status for periodeavslutningsoppgavene i sanntid, som igjen har gitt oss mye bedre synlighet og kontroll.”

Adra har også bidratt til økt produktivitet og motivasjon hos teamet i Ruter siden de manuelle og repetitive oppgavene er blitt automatisert. Ruter vil fremover se på muligheter for å ytterligere optimalisere arbeidsoppgavene sine med Adra Suite.