Mestergruppen har frigjort konsernet fra overtidsarbeid og høye kostnader

Før implementeringen av Adra brukte konsernet mye tid på manuelle prosesser i periodeavslutningen med stor risiko for feil. Konsernets utfordringer ledet til at de søkte hjelp hos Adra. Mestergruppen trengte en kostnadseffektiv løsning som frigjorde tid i økonomi- og regnskapsavdelingen. Etter opplæringen fra Adra-teamet tok det ikke mer enn et par måneder før Mestergruppen fikk satt seg inn i modulene og så avkastning for investeringen.

Tidkrevende periodeavslutningsprosess

Før implementeringen av Adra brukte Mestergruppen hovedsakelig manuelle prosesser for å gjennomføre periodeavslutningen. Regnskapssjef i Mestergruppen Linda Vibekk forteller at konsernets økonomi- og regnskapsavdeling til enhver tid var under tidspress med å fullføre periodeavslutningen. Dette gjorde at avdelingen ikke hadde muligheten til å gjennomføre andre viktige oppgaver slik som produksjon av forretningskritisk innsikt til beslutningstakerne i selskapet.

“Det var ikke en god følelse å alltid gå inn i en ny måned med følelsen av at du var på etterskudd” forteller Linda Vibekk, regnskapssjef i Mestergruppen.

Den manuelle periodeavslutningsprosessen til Mestergruppen var svært tidkrevende, lite strukturert og bygd opp av individuelle sjekklister og ulike arkiv som gjorde det utfordrende å ha kontroll gjennom periodeavslutningen.

Mestergruppens utfordringer ledet til at de søkte hjelp hos Adra. Konsernet trengte en kostnadseffektiv løsning som frigjorde tid i økonomi og regnskapsavdelingen. Etter opplæringen fra Adra-teamet tok det ikke mer enn et par måneder før Mestergruppen fikk satt seg inn i modulene og så avkastning for investeringen. Regnskapssjef Linda Vibekk forteller at “Programmet er ekstremt lett å lære seg om man er interessert”.

Fremtidsrettede muligheter med Adra Suite

Mestergruppen brukte Adra Accounts til transaksjonsavstemming i 10 år, før implementeringen av Adra Matcher, som er et mer fremtidsrettet verktøy for å lage gode avstemminger.

Etter transaksjonene avstemmes, føres de over i balansen. Tidligere brukte Mestergruppen mye tid på å laste opp dokumentasjon i ulike portaler for de ulike datterselskapene. Prosessen var uoversiktlig og gjorde det vanskelig å finne viktig dokumentasjon. Etter implementeringen av Adra Balancer har Mestergruppen nå en oversiktlig portal hvor selskapet enkelt får oversikt over periodeavslutningens fremdrift.

I tillegg brukes Balancer til kvalitetssikring av rapporterte tall. Konsernet har en klargjører og en godkjenner av alt som legges inn i Balancer, og sparer dermed mye tid og innsats på omfattende kontrollarbeid. Senior regnskapscontroller, Kirsten Vanberg, forteller at tidsbesparelsen, oversikten og kvalitetssikringsmulighetene i Balancer har vært svært verdifull for selskapet.

Oppgavestyring som gir full oversikt over fremdriften

Mestergruppen bruker også Adra Task Manager for oppgavestyring og oversikt over fremdriften i periodeavslutningsprosessen. Linda Vibekk forklarer at tiden før Task Manager var preget av manglende kontroll og vanskeligheter med imøtekommelse av frister.

I dag er situasjonen en annen. Alle større, repeterende eller faste oppgaver har en egen oppgave i Task Manager. Ved å bytte ut manuelle huskelister med oppgavestyring i Adra Task Manager har Mestergruppen hatt enklere for å imøtekomme tidsfrister, fått bedre synlighet og redusert avdelingens sårbarhet.

“Uten Adra Task Manager så ser vi ikke hvem som har hvilke oppgaver eller hvordan progresjonen i periodeavslutningen er.”

Mestergruppen har i etterkant av implementeringen sett at de har fått tilbake den tiden de tidligere ikke hadde med manuelle prosesser. God dokumentasjon og kontroll gjennom Task Manager sørger for at selskapet får bedre arbeidsrotasjon, redusert sårbarhet og større fleksibilitet.

Adras løsninger har frigjort mye tid og skapt bedre kontroll for Mestergruppen. Ved hjelp av et oversiktlig dashbord, bedre synlighet og muligheten til å spore aktivitet kan økonomi- og regnskapsavdelingen mye enklere fullføre periodeavslutningen med god kvalitet til riktig tid. Vibekk uttrykker også at det er viktig å modernisere sine prosesser og teknologi for å beholde de riktige menneskene i sitt selskap.