Fatland har dramatisk redusert revisjonstiden med Adra

Ved hjelp av Adra Suite har Fatland gjort jobben med å gå fra en excelbasert, fragmentert og ustrukturert prosess til et mer kontrollert og oversiktlig system.

Fra kaos til struktur

Fatland er Norges største private kjøttbedrift med over 1 000 ansatte og innleide som arbeider med kjøtt i Ølen, Oslo, Sandefjord og på Jæren. Totalt inngår det i dag 17 selskaper og ett tilknyttet selskap i konsernet, noe som har vært utfordrende for økonomisjef Roar Malmin å holde styr på.

Før konsernet startet med Adra hadde alle selskapene ulike permer og manuelle system. Rett og slett en tungvint prosess med høy risiko for feil.

– Vi har laget en god mal, så det tar det oss bare fem minutter å sette opp et nytt prosjekt i Adra Task Manager. Det sparer vi på kontinuerlig—hver gang vi kjører en prosess er det enormt med tid og ressurser å spare, sier Malmin.

– Vi hadde totalavstemming bare én gang i året, noe som var altfor lite. Vi opplevde at det lå ting på balansen som ikke skulle ligge der, og da tøt det ut en annen plass, forteller Malmin.

Nå er situasjonen en helt annen. Fatland har gjort jobben med å gå fra en excelbasert, fragmentert og ustrukturert prosess til et mer kontrollert og oversiktlig system. Økonomisjef Malmin kan i løpet av et minutt sjekke hvordan samtlige selskap ligger an i de ulike prosessene. Hvis noen henger etter, kan han raskt sette inn tiltak.

– Vi har en helt annen kvalitet på tallene nå. Arbeidet er enklere, mer effektiv og ikke minst oversiktlig. Det har vi også fått tydelige tilbakemeldinger på fra revisor, det er natt og dag i forhold til før, sier økonomisjefen.

Sømløs kontakt med revisor

Bedre kontroll, mer automatisering og bedre oversikt har gjort at konsernet nå har totalavstemming ti ganger årlig. En stor forbedring fra fortidens årlige gjennomgang. Dette vet også revisor å sette pris på. Ved å bruke Adras løsninger har Fatland-konsernet oppnådd en betydelig reduksjon i revisjonstiden.

Nå er det slutt på at de sender revisor ting på e-post. I stedet har revisor full tilgang på tallene i Adra Balancer, og kan følge utviklingen direkte der. Problemet der det dukket opp flere versjoner av tallene å forholde seg til, er borte. Nå er det kun én versjon som gjelder, og den ligger til enhver tid live og oppdatert i Adra Balancer.

– Revisor er ikke nødt til å ha full tilgang, men vi har valgt det slik. Revisor kan se alt, men ikke redigere noe. De kan legge inn kommentarer og stille spørsmål, noe revisor virker veldig fornøyd med. Dette har også dramatisk redusert revisjonstiden for oss! Programmene våre gir dem så mye god dokumentasjon at de har mange færre spørsmål enn før, utdyper Malmin.

– Ekstremt god brukervennlighet

Økonomisjefen trekker frem brukervennligheten i Adra Balancer som en avgjørende suksessfaktor i prosessen med å klare omstillingen fra manuelle, tidkrevende prosesser.

– Adra Balancer er vi ekstremt fornøyde med, den er virkelig top notch. Det er vanskelig å se at brukervennligheten kunne vært bedre på noe vis. Det var lett å lære og lett å komme i gang! Læringskurven er veldig kort, og det er absolutt verdt det, sier Malmin.

I tillegg til Adra Balancer og Adra Accounts benytter Fatland-konsernet seg av Adra Task Manager. Dette er et prosjektstyringsverktøy og oppgavestyringsprogram for å få bedre oversikt og dokumentasjon i prosjekter. Fatland bruker den på hovedsakelig to områder: Alle periodeavslutninger gjennom året og når det skal gjøres investeringer.

– Med Adra Task Manager har prosessene våre blitt veldig oversiktlige, også på tvers av alle selskapene i konsernet. Vi har en kompleks balanse, så denne kontrollen er avgjørende for oss. Her legges all dokumentasjon inn, og alle som er involvert i et konkret prosjekt kan enkelt kommentere og oppdatere slik at alle som er involvert i prosjektet vet hvordan vi ligger an. Det er lett å finne frem i, slik at hver enkelt raskt kan søke opp informasjonen og dokumentasjonen de har behov for. Det sparer vi på kontinuerlig – hver gang vi kjører en prosess er det enormt med tid og ressurser vi kan spare, forklarer Malmin.