Brandsdal Group møter veksten med Adra Suite

Da Brandsdal Group, en av landet største netthandelsaktører, opplevde en betydelig vekst, ble høye transaksjonsvolum en del av hverdagen. Veksten møtte de med Adra Suite.

Med betydelig vekst kommer nye problemstillinger

Da økonomiavdelingen i Brandsdal Group inntok hjemmekontoret den 12. mars 2020, ante de lite om hvor stor vekst de skulle få den påfølgende tiden. Konsernet, som består av datterselskapene blivakker.no, Cocopanda og netthandelen.no, opplevde at topplinjen økte fra 900 millioner i 2019 til 1,3 milliarder i 2020 – en økning på 44 prosent.

Når et selskap opplever en betydelig vekst, kommer ikke det nødvendigvis uten nye problemstillinger. Det har regnskapssjef Kjetil Homme Berntsen kjent på siden samfunnet stengte ned.

– Transaksjonsvolumet økte betraktelig, og vi opplevde et enormt trykk på lager- og innkjøpsfunksjonen. Økonomiavdelingen måtte håndtere mer arbeid, men med like mange ressurser, sier han.

Disse utfordringene satte særlig press på det manuelle arbeidet i periodeavslutningen, og Brandsdal var opptatt av å finne ut av hvilke prosesser de kunne forbedre for å effektivisere og skape verdi for selskapet.

Automatisert transaksjonsavstemming

Transaksjonsavstemming er tidkrevende arbeid som medfører en betydelig risiko for menneskelige feil. For Brandsdal, en av landet største netthandelsaktører, er høye transaksjonsvolum en del av hverdagen – det er langt fra uvanlig at 250 000 ordre skal behandles med tilhørende transaksjoner, betalinger og refusjoner.

Derfor har Brandsdal valgt å benytte seg av Adra Matcher for å automatisere transaksjonsavstemmingen. På den måten har de fått frigjort tid som de ansatte heller kan bruke på å skape merverdi for selskapet.

– At Adra Matcher ikke setter noen begrensninger på filtyper vi kan importere, gjør jobben vår mye lettere. Vi bruker mindre tid når det er automatisk avstemming; vi kan la det matches, og så tar vi tak i avvikene. Tiden vi sparer bruker vi på mer verdiskapende arbeid for selskapet, som å støtte opp om interne rapporter, sier Kjetil.

Standardisert dokumentasjonsprosess

Tidligere dokumenterte hver enkelt regnskapsfører i Brandsdal balansen på en felles server hver måned. Selv om IT-avdelingen tok regelmessig backup av dokumentasjonen, innebar det en høy risiko. Dersom noen for eksempel kom i skade for å slette noe, uten å oppdage det i tide, ville det blitt problematisk med hensyn til dokumentasjonskravene i bokføringsloven. Samtidig var det tidkrevende for de ansatte å identifisere poster som var utilstrekkelig avstemt eller hadde avvik; de måtte gå gjennom hvert enkelt dokument og sammenligne opp mot saldobalansen. Da de gikk over til Adra Balancer, fikk de hjelp til dette.

– Det å ha et system som håndterer identifikasjonen, samtidig som det håndterer fremdriften i balanseavstemmingen, så vi som verdiskapende for oss. Vi har mye bedre oversikt over hvor vi er i løypa med månedavslutningen, sier Homme Berntsen.

Med Adra Balancer har Brandsdal standardisert prosesser, samtidig som programvaren gjør det lettere å overholde bokføringsloven. Det gjør økonomiavdelingen mindre personavhengig – og jobben med revisor lettere.

– Når alle har sine mapper og filer, vil det over tid være forskjell i hvordan hver enkelt jobber og hva de dokumenterer. Men når vi har ett verktøy klarer vi å holde alle på én sti, hvor vi er enige i hvordan vi skal dokumentere og hva som skal inkluderes. Det hjelper oss å sikre en helhetlig dokumentasjon for hver måned, kvartal og år. Da blir det lettere å foreta internkontroll for avstemmingsprosedyren, samtidig som det forenkler jobben med revisor, utdyper han.

Bedre oversikt gjennom hele periodeavslutningen

Tidligere benyttet Brandsdal seg av den velkjente metoden med sjekklister i regneark – noe som ikke alltid er like enkelt å holde styr på. Spesielt når flere skal endre i samme dokument.

– Det er fort at man mister oversikten over hvor man er i løypa; kanskje noen har glemt å krysse ut at oppgavene er gjennomført, slettet andres opplysninger eller glemt å nullstille oppgaver fra forrige måned, forteller regnskapssjefen.

Selskapet tok nylig i bruk Adra Task Manager – et verktøy for oppgavestyring hvor du kan legge inn hele årshjulet til økonomiavdelingen, slik at du får kontroll over oppgavene og prosedyrene.

– Nå har vi fått en oppgaveliste som nullstilles hver måned, og vi har et oversiktsbilde over hvor vi er i prosessen. Vi får veldig fort oversikt over hvilke selskaper som ligger bra an, hvor vi trenger å sette inn ekstra ressurser for å få avsluttet på tiden, hvor mange handlinger som har forfalt og mye mer, sier Kjetil.