Gjør bankavstemmingen ved frokostbordet

Periodeavslutning har tradisjonelt vært krevende for regnskapsførere og controllere. Med smart teknologi kan arbeidsmengden fordeles jevnere, og selv regnskapsføreren kan dra på hytta den siste helgen i måneden.

Trintechs programvaresuite er designet for å gjøre hverdagen til regnskapsførere og økonomiavdelinger enklere, smidigere og mer oversiktlig. Adra-suiten består av fire moduler; Adra Task Manager, Adra Balancer og Adra Matcher.

– Våre produkter er designet for at regnskapsførere skal bli kvitt de kjedelige og repetitive oppgavene, og få gjøre mer av de spennende tingene, forteller Presale Manager i Trintech Norge, Jonny Steindal.

Automatisk avstemming

Trintechs visjon er at brukeren skal være i førersetet og ha kontroll.

– Jeg vil ikke at våre kunder skal bruke tid på å diskutere kvaliteten på tallene, men konsekvensen av dem. Det er det som gjør effektiv kontroll av regnskap til et spennende fagfelt, sier Steindal.

Steindal mener det ligger sannhet i stereotypien om at regnskapsfolk er spesielt opptatt av kontroll. Han mener at regnskapsfører må tørre å slippe arbeidsoppgavene sine til roboter. Å gå gjennom tall og regnskap som stemmer er bortkastet tid, mener Steindal.

– Jeg er opptatt av effektivisering, eller som moren min sa; «lat», ler Steindal. – La systemet håndtere tallene og avstemningene, så kan en bruke tid til mer verdiskapende arbeid.

Gjør avstemming til frokost

Med Trintechs løsninger reduseres mengden manuelt, trivielt og repetitivt arbeid. Matcher sammenligner lister med data og fanger opp avvik. Datastrømmene kan settes opp for automatisk import og avstemning.

– Dataen kommer inn om natten, avstemmingen kan gjøres mens du spiser frokost, forklarer Steindal.

Balancer sørger for automatisk kontroll og godkjenning av regnskap ved periodeslutt. Målet er å la controllere begynne prosessen med sluttføring tidligere, spre arbeidsmengden utover og fjerne stresset mange regnskapsførere kjenner på ved hver periodeavslutning.

– Med hjelp fra teknologi, skal også controller kunne dra på hytta selv i periodeavslutningen, sier Steindal.

Moderne, teknologiske hjelpemidler vil også hjelpe med rekruttering av unge talenter til økonomiavdelingen, mener Steindal.

– Generasjonen som er på vei ut i arbeidslivet har ikke lyst til å manuelt avstemme transaksjoner. De er vant med teknologi og moderne verktøy som tar seg av de kjipe tingene, så kan de heller bruke tid på å finne ut hvorfor et avvik oppstår, om systemet varsler om avvik, sier Steindal.

– Den yngre generasjonen skiller dessuten tydeligere på jobb og fritid. Å få fordelt mye av det tidkrevende arbeidet utover perioden vil gjøre det lettere å opprettholde en god «work/life balance».

Oversiktlig oppgavestyring

Med Task Manager får hvert teammedlem enkel oversikt over sine forefallende arbeidsoppgaver. Oppgavene ligger i et køsystem som sørger for at alt blir gjort til riktig tid og i riktig rekkefølge.

– Om en oppgave for eksempel innebærer en rapport, kan denne lastes rett opp i oppgaven i Task Manager, slik at man hele veien har kontroll på dokumentasjonen, forteller Steindal.

Oppgavene kan spores med når de ble satt i gang, og når de er endret og fullført. Mer kompliserte oppgaver kan tildeles underoppgaver.

– Jeg liker å sammenligne det med en sjekkliste for en pilot. Selv om de har aldri så mye erfaring og vet nøyaktig hva de skal gjøre, har de likevel en sjekkliste hvor hvert eneste punkt må hakes av før de kan ta av.

Regnskapsavdelingens kompetanse kommer alltid til å være avgjørende, men ved å lene seg på teknologi, kan regnskapsavdelingen få bedre oversikt, større kontroll på arbeidsmengden og en mindre stressende hverdag.