ERP-integrasjon til spesialutviklet avstemmingsverktøy
Blogg
Del
Enterprise Resource Planning (ERP) inneholder store mengder informasjon om en bedrifts drift, fra økonomi og kontantstrøm til lagerstyring. ERP-systemer er en grunnpilar i enhver organisasjon, men de har sine begrensninger, spesielt når det kommer til mer komplekse avstemmingsbehov og periodeavslutningsoppgaver.
4 fordeler med ERP-integrasjon til et spesialutviklet avstemmingsverktøy
Økonomi- og regnskapsteam opplever ofte at de må hente ut data manuelt fra ERP-systemene sine og bruke utdaterte verktøy for å gjennomføre periodeavslutningen. De store mengdene manuelt arbeid som kreves for å laste opp og bearbeide rådata påvirker direkte nøyaktigheten i den finansielle rapporteringen. Manuelle prosesser som dette fører til redusert effektivitet i arbeidet med å fullføre periodeavslutningen. I stedet for å bruke utallige timer på å legge inn data manuelt fra flere ERP-systemer og verktøy, kan organisasjoner styrke funksjonaliteten i ERP-et ved å integrere det med programvare utviklet for avstemming og periodeavslutning. Videre kan du lese om 4 av fordelene med å få på plass en ERP-integrasjon til et spesialutviklet avstemmingsverktøy.
1. Økt kvalitet og kontroll i periodeavslutningen
Det er ingen tvil om at ERP-systemer spiller en viktig rolle i gjennomføringen av en organisasjons daglige drift. Selv om ERP-systemet ditt fungerer godt til å registrere daglige transaksjonsdata og tall, stopper funksjonaliteten gjerne der. Hvor godt egnet er ERP-systemet ditt til å avstemme? Teamene må ofte gå utenfor disse systemene for å fullføre periodeavslutningen. Dette setter integriteten til dataene i fare.
Når man navigerer mellom flere ERP-systemer og utdaterte verktøy, blir dataene spredt og desentralisert. Å gjennomføre periodeavslutningen utenfor ERP-systemet øker også avhengigheten av utdaterte verktøy som regneark, noe som blir et enda mer presserende problem når dokumenter skal samles inn til revisjon. Et automatiseringsverktøy for balanseavstemming og dokumentasjon, som Adra Balancer, kan forenkle dette arbeidet betraktelig, og gjøre samhandling både internt og med revisor bedre.
Ved å integrere ERP-systemet ditt med skybasert programvare for periodeavslutning får økonomiledere og toppledelsen mulighet til å visualisere et nøyaktig finansielt bilde under periodeavslutningen. Full innsikt, og dermed åpenhet i rapporteringen, i alle finansielle prosesser gir organisasjoner muligheten til å følge fremdriften i periodeavslutningen på nært hold og planlegge effektivt for fremtiden.
Les om hvordan Lyse AS har effektivisert arbeidet og forbedret samhandlingen med revisor
I en bransje hvor tid er mangelvare, er alle tiltak som reduserer unødvendig tidsbruk, en viktig investering. Mange vil få en a-ha-opplevelse når de ser hvor effektivt oppgaver kan løses med Adra.»
2. Redusert risiko i rapporteringen
Å holde tritt med stadig endrede regulatoriske krav kan være en krevende oppgave når man er avhengig av ERP-systemer og regneark. Når risikoen i finansiell rapportering blir en stadig større bekymring i et uforutsigbart forretningsmiljø, er det avgjørende å sikre at all finansiell rapportering både er fullstendig og nøyaktig. Ifølge BDOs 2021 Middle Market Outlook Survey svarte så mange som 17 % av CFOene at «håndtering av offentliggjøringer og risikofaktorer ville være deres største utfordring».
Ved å integrere Trintech og ditt ERP kan regnskapsførere raskt identifisere avvik og feil når de avstemmer kontoer og matcher transaksjoner. Ved å la det spesialutviklede avstemmingsverktøyet gjøre de tidkrevende, repetitive oppgavene blir arbeidsdagen mer interessant for de ansatte, samtidig som CFO kan stole på tallene.
3. Bedre samhandling internt og mot ekstern revisor
Når finansielle data til intern revisjon forberedes i hundrevis av regneark utenfor ERP-systemet, skaper det utfordringer senere ved risikovurdering og gjennomføring av interne revisjoner. En studie utført av Forrester viste at «nesten 50 % av selskapene fortsatt kun er avhengige av regneark for å gjennomføre revisjon og kontroller, en prosess som er nødvendig for risikovurdering og etterlevelse». Når man baserer seg på ERP-systemer og regneark for å forberede dokumenter og rapporter til revisor, kan feil som finnes i selve ERP-et lett bli oversett, noe som fører til en ineffektiv risikostyringsstrategi.
Å gå over til et spesialutviklet automatiseringsverktøy gir ikke bare et detaljert og nøyaktig revisjonsspor for hver aktivitet i periodeavslutningen, men effektiviserer også revisjonsprosessen for alle involverte. Å dokumentere tallene og handlingene knyttet til dem gjør også kommunikasjonen med revisorer enklere.
Ved å investere i en spesialutviklet avstemmingsløsning, som Adra, kan bedriften oppnå gevinster som:
- Mer effektiv kommunikasjon med revisor: I Adra er dokumentasjonen lett tilgjengelig med full sporbarhet tilbake i tid.
- Bedre samhandling internt: Felles prosesser gjør det enklere å samarbeide horisontalt og vertikalt i organisasjonen.
- Kontroll og oversikt: Med Adra har regnskapsteamet og ledelsen langt bedre innsikt i status og oversikt over dokumentasjon, noe som bidrar til økt kontroll og mer effektiv oppfølging av avstemmingsprosesser.
4. Sanntidsanalyse
Ordet «analyse» har blitt et moteord innen finans, og det med god grunn. Ved å gå bort fra manuelle metoder og over til moderniserte regnskapsprosesser får organisasjoner tilgang til sanntidsdata, fra å identifisere potensielle flaskehalser i periodeavslutningen til andre overordnede nøkkeltall. Disse viktige nøkkeltallene for periodeavslutning kan også enkelt samles i en visuell rapport som gir økonomiledere og toppledelsen et nøyaktig bilde av periodeavslutningen mens den pågår, samt innsikt fra historiske data lagret i ERP-systemet.
I stedet for å reagere på informasjon i etterkant kan organisasjoner ta proaktive beslutninger for virksomheten før viktige hendelser i det hele tatt oppstår. Å utnytte kraften i prediktiv og preskriptiv analyse løfter organisasjonen enda lenger og gir regnskapsførere muligheten til å bli reelle forretningsrådgivere.
Ved å integrere eksisterende ERP-systemer med programvare for automatisert periodeavslutning kan organisasjoner få enda mer verdi ut av dataene ved å hente innsikt, bruke data til å drive strategiske beslutninger og effektivisere økonomiprosesser. Få mest mulig ut av ERP-investeringen din ved å tette hullene med riktig teknologi.
