Hva er avstemming i regnskap?
Avstemming er en sentral del av regnskapsføringen i enhver virksomhet. Det handler om å kontrollere at tallene i bedriftens egne regnskaper stemmer overens med underliggende dokumentasjon og eksterne kilder, for for eksempel bankutskrifter, kunde- og leverandørreskontroer, og offentlige rapporteringer som mva-meldinger. Ved å gjennomføre en avstemming går man gjennom regnskapsdata og sammenligner dem med faktiske transaksjoner og dokumentasjon for å oppdage eventuelle feil, mangler eller avvik.
Prosessen er avgjørende for å sikre at regnskapet gir et korrekt og pålitelig bilde av selskapets økonomiske situasjon. Dersom det finnes differanser, må disse forklares, dokumenteres og eventuelt rettes. En god avstemming gjør det enklere å finne feil tidlig – før de får konsekvenser for årsregnskap, revisjon eller innrapportering til myndighetene.
Det finnes en rekke ulike typer avstemming, hvor en av de mest vanlige er bankavstemming, som går ut på å avstemme bankutskrift og regnskapsført saldo.
Hvorfor er avstemming viktig?
Avstemming bidrar ikke bare til å kvalitetssikre regnskapet, men fungerer også som et viktig kontrollverktøy for både interne og eksterne interessenter. For ledelsen gir det en forsikring om at regnskapstallene de bruker som beslutningsgrunnlag, faktisk er korrekte. For regnskapsførere og revisorer er avstemming et bevis på at bokføringen er i tråd med lover og regler. Avstemming er sentralt for både internkontroll og revisjon.
I tillegg til å sikre nøyaktighet, forebygger avstemming økonomisk kriminalitet og uregelmessigheter. Ved å gjennomføre avstemming jevnlig, for eksempel månedsavslutning, kan man raskt oppdage feilføringer, dobbeltføringer eller manglende transaksjoner. Dette gir bedre kontroll og forutsigbarhet i virksomheten. Det gjør også årsoppgjøret langt mer effektivt, siden mange av utfordringene allerede er fanget opp og løst tidligere i regnskapsåret.
Hvordan og hvor ofte utføres en avstemming?
Selve gjennomføringen av en avstemming består i hovedsak av tre steg. Først henter man inn nødvendig dokumentasjon – det kan være alt fra PDFer av kontoutdrag til rapporter fra økonomisystemet. Deretter sammenlignes disse dataene systematisk, linje for linje eller saldo mot saldo. Hvis det oppdages avvik, undersøkes årsaken og nødvendige korrigeringer gjøres. Til slutt dokumenteres hele prosessen, slik at den kan fremvises ved behov, for eksempel ved revisjon eller bokettersyn fra Skatteetaten.
Det anbefales å gjennomføre avstemming månedlig, spesielt for sentrale konti som bank, merverdiavgift og reskontroer. Dette sikrer at man holder regnskapet à jour og oppdager feil tidlig. I små virksomheter kan det være fristende å vente til årsoppgjøret, men dette øker risikoen for feil og gjør det betydelig mer tidkrevende å rydde opp i etterkant. Avstemming bør være en fast del av regnskapsrutinen. God dokumentasjon og faste sjekklister gjør det enklere å holde oversikt og sikre konsistens.
Automatisering av avstemming
I takt med digitaliseringen av regnskapsfunksjonen har automatisering av avstemming blitt stadig mer vanlig, særlig i mellomstore og store virksomheter. Automatiserte løsninger gjør det mulig å redusere manuelle oppgaver knyttet til avstemming, for eksempel ved å hente inn banktransaksjoner direkte, koble dem opp mot regnskapsposter og identifisere avvik automatisk. Mange moderne økonomisystemer tilbyr integrerte funksjoner for automatisk bankavstemming, og enkelte automatiseringsløsninger kan også håndtere mer komplekse avstemminger som mva, lønn og mellomværende mellom selskaper i konsern.
Fordelene med automatisering er mange: Det sparer tid, reduserer risikoen for menneskelige feil, og gir bedre oversikt. I tillegg får man ofte sanntidsinnsikt i statusen for ulike kontoer, og det blir enklere å dokumentere arbeidet for revisjon eller internkontroll. Automatisert avstemming er særlig verdifullt i perioder med høy transaksjonsvolum, som ved måneds- eller kvartalsavslutning.
Det er likevel viktig å huske at automatisering og AI-funksjonalitet ikke erstatter behovet for menneskelig kontroll. Det forenkler prosessen, men krever fortsatt at noen verifiserer resultater og håndterer eventuelle avvik som systemet ikke klarer å matche automatisk. Derfor ser man ofte at det beste resultatet oppnås ved en kombinasjon av automatisering og faglig kompetanse hos regnskapsmedarbeidere.
Eksempler på ulike typer avstemming
- Bankavstemming
- Valutakontoavstemming
- Interimskontoavstemming
- Salgsavstemming
- Avstemming av lønn mot regnskap
