Slik får du raskere resultater når du automatiserer periodeavslutningen

Når du innfører nye automasjonsløsninger i økonomi- og regnskapsavdelingen tar det som regel kort tid før resultatene kommer. Ønsker du å gjøre en ekstra innsats for å akselerere prosessen, da bør du lese denne artikkelen.

Det finnes dem som hevder at alt var bedre før i tiden, men vi tør påstå at de neppe har arbeidet i en økonomi- og regnskapsavdeling. Du vil nok ikke finne alt for mange ansatte som savner tiden hvor hyllene på kontoret var dekket av velfylte ringpermer i alle regnbuens farger. 

Regnskapsarbeidet har heldigvis blitt litt enklere med årene. Vi har fått nye systemer, verktøy og rutiner som bidrar til en litt bedre hverdag. Likevel opplever mange fortsatt de samme problemene i periodeavslutningen som de gjorde for både ti og tyve år siden: Tiden strekker sjeldent til.

Derfor er det naturlig at de fleste trekker frem «mer tid» når de har begynt på det neste steget i den digitale omstillingen. Ved å automatisere sentrale, manuelle oppgaver i periodeavslutningen gir du de ansatte mer tid til å skaffe seg bedre oversikt, økt kontroll og rom for å være proaktive. 

Spørsmålet du bør stille deg er ikke om du bør automatisere periodeavslutningen, men når du kan forvente å se resultater – og hva du kan gjøre for at de skal komme så raskt som mulig. 

Les mer: Hva innebærer det å automatisere periodeavslutningen?

Positiv avkastning etter få måneder

Om du har implementert nye systemer tidligere, tenker du kanskje at automatisering er en omfattende prosess hvor du først får se avkastningen i en kolonne langt til høyre i regnearket. Slik trenger det ikke være.

Det er ingen forretningshemmelighet, men likevel et moment som overrasker mange som er i tvil om investeringen lønner seg: De aller fleste vil merke at pilene peker riktig vei i løpet de første to til tre periodeavslutningene etter implementering. Fra den tredje eller fjerde måneden vil de positive effektene virkelig merkes, gjerne i form av økt kontroll og bedre tid. 

Deretter vil du havne i en positiv spiral hvor du bygger på det eksisterende automasjonsarbeidet. Med mer tid i hverdagen blir det enklere å løfte blikket for å finne nye muligheter for å automatisere, som igjen vil spare deg for mer tid. 

Altså kan du forvente deg positive resultater meget raskt. 

Nøyaktig når resultatene kommer vil selvsagt være avhengig av utgangspunktet ditt. Har du liten grad av automasjon når du kommer i gang, ser du resultater raskere enn om du allerede har kommet deg et stykke på veien. I et slikt tilfelle vil også effektene bli tydeligere og mer hardtslående.

Hva kan du gjøre for å se resultater raskere?

Selv om de fleste oppnår resultater innenfor en rimelig tid, kan du likevel sette inn noen ekstra tiltak for å forsikre deg om at resultater kommer enda raskere. 

Tips 1:  Husk at det handler om endringsledelse

Innføring av nye systemer vil alltid kunne medføre usikkerhet og motstand i organisasjonen. Det er kanskje spesielt krevende for økonomi- og regnskap som er avhengig av å overholde en rekke krav, levere nøyaktige tall og dokumentere prosessen. Nye systemer er ofte synonymt med mer usikkerhet, som igjen medfører økt risiko for å ikke overholde de kravene som stilles.

Skal du oppnå resultater må du derfor ha organisasjonen med deg. Da handler det om endringsledelse med god informasjonsflyt og involvering fra de ansatte underveis i prosessen. Med en god forankring vil du ha større sjanse til å lykkes – raskere.

Tips 2: Se etter raske gevinster

Det vil alltid lønne seg å se etter lavthengende frukter når du skal innføre nye verktøy. Får du snøballen til å rulle med én gang, vil det bli mye lettere å få resten av organisasjon med på reisen. 

Om dette er det første steget du tar mot en automatisert periodeavslutning, anbefaler vi at du begynner med bankavstemmingen. Manuelle bankavstemminger er en tidkrevende rutineoppgave som enkelt kan automatiseres – uten at det medfører store omveltninger for de ansatte.

Når du har dette på plass, vil neste steg avhenge av hvor skoen trykker. Dersom virksomheten for eksempel inngår i et konsern kan det være lurt å få oversikt over alle oppgaver, rutiner og krav. Deretter kan du strømlinjeforme prosessen for alle datterselskapene, slik at prosessen blir mer smidig.

Om virksomheten derimot opererer innenfor netthandelen hvor det er et stort antall transaksjoner med bruk av ulike betalingsløsninger, er det ofte lurt å finne et verktøy som avstemmer transaksjonene automatisk – slik at de ansatte kan fokusere på å finne årsaken til avvikene fremfor å håndtere avvikene i seg selv. 

Tips 3: Prioriter en prosessgjennomgang

De raskeste resultatene vil du få om du starter med en større prosessgjennomgang før du implementerer en ny løsning. Da bør du legge opp til en bred diskusjon om hvordan arbeidet kan gjøres mest mulig automatisk, involvere noen med erfaring fra verktøyet, og gjennomføre to til tre workshops for å få oppgavene automatisert fra dag én. 

I de fleste virksomheter hvor tid en utrydningstruet dyreart, vil det ikke være anledning for å gå veldig prosessuelt til verks. Det er heller ikke nødvendig, for du kan fint oppnå resultater uten å ha gjennomført en større prosessgjennomgang. Likevel er det en god tilnærming om du ønsker de aller raskeste resultatene.

Mye er gjort når du tar det første steget

Innføring av automatiserte løsninger for periodeavslutningen er som oftest en fleksibel prosess som ikke krever mye tid, men som likevel gir raske resultater. Derfor handler det på et generelt grunnlag om å ta det første steget for å få ballen til å rulle.