Transaksjonsavstemming er en avgjørende del av periodeavslutningen for enhver økonomiavdeling. Det handler om å sikre at alle transaksjoner er korrekt registrert mellom ulike datakilder; for eksempel mellom bank, betalingsleverandører og regnskapssystemet. En nøyaktig avstemming gir full kontroll på inntekter, utgifter og kontantstrøm, og bidrar til et pålitelig regnskap.

Når avstemmingen gjøres manuelt i regneark, kan prosessen bli både tidkrevende og sårbar for feil. I bransjer med høyt transaksjonsvolum, som e-handel, transport, logistikk og detaljhandel, kan automatisering av transaksjonsavstemmingsprosessen være nøkkelen til bedre effektivitet, kontroll og lønnsomhet.

Manuell transaksjonsavstemming – en flaskehals i vekst

Når virksomheten vokser, øker også antallet transaksjoner som må avstemmes. Mange økonomiavdelinger opplever da at regneark og manuelle prosesser ikke lenger strekker til.

Utfordringer med manuell avstemming:

• Manglende standardisering og sporbarhet

• Økt risiko for feil og dobbeltregistrering

• Tidskrevende samarbeid mellom økonomi, regnskap og revisjon

• Ingen sanntidsoversikt over status i avstemmingsprosessen

Dette fører ofte til forsinkelser i periodeavslutningen, redusert nøyaktighet og høyere kostnader. Bedrifter som Fatland og Lyse har erfart at automatisering ikke bare reduserer risiko, men også forbedrer samarbeidet på tvers av avdelinger.

Verktøy som Adra Task Manager bidrar til å samle oppgaver, dokumentasjon og status i ett system, slik at kommunikasjon og kvalitet blir bedre i hele regnskapsprosessen.

Automatisering gir rask ROI og bedre kontroll

Ved å implementere en automatisert løsning for transaksjonsavstemming kan økonomiavdelingen redusere manuelt arbeid og få en rask avkastning på investeringen (ROI).

Et godt eksempel er e-handelsaktøren Proshop, som reduserte tiden brukt på bankavstemming fra 5 timer til 10 minutter etter å ha tatt i bruk automatiseringsløsningen Adra. Tilsvarende møtte Brandsdal Group veksten i sin e-handelsvirksomhet, og den betydelige økningen i transaksjonsvolum, ved å automatisere flere av sine regnskapsprosesser.

Automatisering av transaksjonsavstemming gir:

• Betydelig tidsbesparelse

• Bedre nøyaktighet og revisjonsspor

• Standardiserte og skalerbare prosesser

• Sanntidsinnsikt i status og avvik

Kredittkortavstemming

For virksomheter med mange betalinger gjennom kredittkort og tredjepartsleverandører kan automatisert kredittkortavstemming redusere arbeidsbelastningen betraktelig. I stedet for å lete manuelt etter avvik, identifiserer systemet uoverensstemmelser automatisk, slik at regnskapsføreren kan fokusere på analyse og oppfølging fremfor datainnsamling.

Matching av transaksjoner fra 2 eller flere kilder

I bransjer som restaurant, transport og e-handel må ofte transaksjoner matches mellom flere systemer; for eksempel 3-veis eller 4-veis matching mellom salg, betaling og leveranse. Automatiserte løsninger, som Adra Matcher, sørger for at disse prosessene skjer raskt og korrekt, samtidig som de forbedrer internkontroll og compliance.

Egendefinerte avstemmingsregler

Når bedrifter samarbeider med mange ulike leverandører og betalingspartnere, kan det oppstå kompleksitet i avstemmingslogikken. Med egendefinerte regler kan du tilpasse systemet til din virksomhet, uavhengig av om leverandøren har én-til-én-matching eller mer komplekse avviksmønstre.

Eksempel fra e-handelen

Bedrifter innen e-handel samarbeider ofte med mange leverandører for å tilby flere leverings- eller betalingsalternativer for kundene. Selv om disse leverandørene gjør det mulig å tilby flere alternativer, blir prosessen med å avstemme forskjellige gebyrer og transaksjoner stadig vanskeligere uten en standardisert og automatisert avstemmingsløsning på plass.

En bedrift innen e-handel som tilbyr produkter på Amazon, kan ha problemer med å avstemme transaksjoner gjennom Amazon versus selskapets egen nettside. For selgere som tar betalt for å selge på deres nettsted, blir det vanskeligere å spore de ekstra gebyrene når e-handelsaktører avstemmer høye volumer av transaksjoner gjennom regneark og eldre verktøy.

Implementering av en automatisert løsning for høye volum av transaksjonsavstemminger gjør det mulig for e-handelsorganisasjoner å avstemme transaksjoner effektivt og å lage passende compliance-regler. I stedet for å manuelt sortere gjennom et stort antall transaksjoner daglig eller ukentlig og avstemme hvert sett med transaksjoner, kan e-handelsvirksomheter automatisere avstemmingsprosessen ved å importere data direkte fra en ERP-leverandør og automatisk avstemme flere sett med data med flerveisavstemminger.

For eksempel bruker Brandsdal Group automatiseringsløsningen Adra for å håndtere store menger transaksjoner fra flere plattformer, noe som gir mer tid til verdiskapende analyse og strategi.

Invester i en fleksibel avstemmingsløsning

For å holde tritt med økende transaksjonsvolum og krav til effektivitet, må virksomheter investere i en fleksibel, automatisert og standardisert avstemmingsløsning. Med løsninger som Adra fra Trintech får økonomiavdelingen bedre kontroll, høyere kvalitet og en tryggere periodeavslutning, samtidig som man frigjør tid til strategisk arbeid og forbedring av interne prosesser.

Les mer om Adra-produktet her