5 tips til forbedret kommunikasjon i økonomiavdelingen

Regnskapsførere og økonomer er ofte detaljorienterte og trives med struktur. Men i takt med at økonomifunksjonen blir mer strategisk og rådgivende, er sterke kommunikasjonsferdigheter avgjørende – både internt og eksternt. Klare e-poster, effektive møter og god flyt i informasjonsdelingen kan være forskjellen på suksess og forsinkelser i prosjekter eller revisjoner.

Når informasjon er spredt i e-poster, Excel-filer og fysiske permer, svekkes både effektiviteten og samarbeidet. Ved å ta i bruk moderne teknologi og digitale samhandlingsverktøy, kan økonomiavdelinger skape en felles informasjonskilde og etablere smidige kommunikasjonsrutiner. Her er fem praktiske tips som hjelper deg med å forbedre kommunikasjonen i økonomiavdelingen.

1. Bygg én sannhetskilde

Effektiv kommunikasjon rundt økonomiske prosesser, fremdrift og innsikt er vanskelig når man ikke er helt sikker på om hele teamet refererer til samme kilde. Når medarbeidere bruker ulike regneark, papirfakturaer og kvitteringer, blir det nærmest umulig å få en klar oversikt over den faktiske statusen.

Ved å digitalisere og samle all dokumentasjon og alle prosesser, kan teamene sikre at de har én pålitelig kilde som danner grunnlaget for arbeidet og kommunikasjonen deres. Dette vil ikke bare hjelpe økonomi- og regnskapsteamene med å forbedre kommunikasjonen, men også bidra til å spare tid i planlegging og rapportering. I tillegg vil det gi regnskapsførere muligheten til å tilby mer strategisk forretningsrådgivning.

Kundecase: Slik fikk Høyskolen Kristiania full kontroll på dokumentasjonen

2. Opprett en plattform for samarbeid

Tradisjonelt har e-post og møter vært de vanligste kommunikasjonsformene på arbeidsplassen. Men når den gjennomsnittlige kontormedarbeideren bruker rundt tre timer daglig på å lese og besvare e-post, er det tydelig at dette ikke er den mest effektive metoden, spesielt i hektiske perioder som ved periodeslutt og årsavslutning.

Innovative selskaper i vekst, med ansatte fordelt på ulike lokasjoner og tidssoner, bør investere i skybaserte samhandlingsløsninger. Slike løsninger sentraliserer oppgavelister og kontroller, og dokumenterer automatisk fremdriften i hvert steg av prosessen. Automatiske varsler og oppdateringer holder alle informert om prosjektets status og utvikling, noe som gjør kommunikasjonen langt mer effektiv. Adra Task Manager er en løsning som er skreddersydd for økonomi- og regnskapsteam som samarbeider om oppgaver knyttet til periodeavslutningen.

3. Utvikle en helhetlig plan

Å vite hva som skal gjøres og når det skal gjøres, er fundamentet for god kommunikasjon. Før du tar fatt på en større oppgave, bør du bruke tid på å utarbeide en tydelig og gjennomarbeidet plan som leder teamet gjennom de ulike oppgavene. Definering av kontrollpunkter for internkontroll er en viktig del av dette, for å sikre at oppgaver blir utført på en strukturert, effektiv og nøyaktig måte. Det er også avgjørende å etablere et klart revisjonsspor. Risikoer bør identifiseres, analyseres og vurderes i tråd med selskapets risikoprofil. Dette blir særlig viktig når nye medarbeidere skal onboardes, siden hvert selskap har sin egen måte å utføre økonomifunksjonen på.

I webinaret «Periodeavslutning fra A-Å» med Trintech og Høyskolen Kristiania kan du høre om hvordan deres regnskapsavdeling får kontroll og oversikt over periodeavslutningsoppgavene, samt samarbeidet med revisor.

4. Invester i medarbeiderne

I regnskapsverdenen, som i andre funksjoner, kan små misforståelser føre til store feil. Regnskapsledere bør derfor samarbeide tett med HR-avdelingen for å vurdere kommunikasjonsferdigheter ved nyansettelser. Dette kan gjøres ved å inkludere disse ferdighetene som ønskede kvalifikasjoner i stillingsbeskrivelser eller ved å finne måter å teste dem på i ansettelsesprosessen. Det er også verdifullt å investere i opplæring og videreutvikling av eksisterende medarbeidere for å etablere gode kommunikasjonsrutiner.

Det finnes en rekke kurs og sertifiseringer gjennom organisasjoner som fagforeninger og økonomiforum, som inkluderer moduler om kommunikasjon og rapportskriving. Det kan også være nyttig å bruke en dyktig kommunikator blant de ansatte til å utvikle og gjennomføre skreddersydde treningsøkter tilpasset selskapets spesifikke prosesser og kultur.

5. Tilleggsressurser

Kommunikasjon trenger ikke å være komplisert for økonomi- og regnskapsavdelingen. For å sikre at dine medarbeidere har de rette verktøyene for effektiv og tydelig kommunikasjon, kan du lese mer om våre løsninger her.