Hvordan forbedre kommunikasjonen i økonomiavdelingen?

Utfordringene

Regnskapsførere og økonomer er ofte detaljorienterte og setter pris på en godt organisert arbeidshverdag. Samtidig blir gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig, stadig viktigere – spesielt nå som økonomifunksjonen utvikler seg til å bli en mer rådgivende rolle i organisasjonen. Et effektivt møte eller en presis e-post med klare aksjonspunkter kan være avgjørende for å sikre suksess i et prosjekt eller en revisjon.

Å arbeide effektivt og samtidig kommunisere godt, blir en krevende oppgave når verktøyene er utdaterte. Klare beskjeder og tydelige forventninger til deg og dine medarbeidere er nesten umulig å oppnå når informasjon er spredt i ulike filer, permer og i hodene til kollegaene dine. Med moderne teknologi kan all informasjon samles på ett sted, og gi alle en felles kilde til sannhet. Dette sikrer at alle innspill fanges opp, og legger til rette for bedre kommunikasjon og samarbeid på tvers av teamene.

Hvordan bør man gå frem?

Her er våre tanker om hvordan ledere kan utnytte disse nye løsningene til å forbedre kommunikasjonen på økonomiavdelingen.

Tips til forbedret kommunikasjon

Bygg én sannhetskilde

Effektiv kommunikasjon rundt økonomiske prosesser, fremdrift og innsikt er vanskelig når man ikke er helt sikker på at hele teamet refererer til samme kilde. Når medarbeidere bruker ulike regneark, papirfakturaer og kvitteringer, blir det nærmest umulig å få en klar oversikt over den faktiske statusen.

Ved å digitalisere og samle all dokumentasjon og alle prosesser, kan teamene sikre at de har én pålitelig kilde som danner grunnlaget for arbeidet og kommunikasjonen deres. Dette vil ikke bare hjelpe økonomi- og regnskapsteamene med å forbedre kommunikasjonen, men også bidra til å spare tid i planlegging og rapportering. I tillegg vil det gi regnskapsførere muligheten til å tilby mer strategisk forretningsrådgivning..

Opprett en plattform for samarbeid

Tradisjonelt har e-post og møter vært de vanligste kommunikasjonsformene på arbeidsplassen. Men når den gjennomsnittlige kontormedarbeideren bruker rundt tre timer daglig på å lese og besvare e-post, er det tydelig at dette ikke er den mest effektive metoden, spesielt i hektiske perioder som ved periodeslutt og årsavslutning.

Innovative selskaper i vekst, med ansatte fordelt på ulike lokasjoner og tidssoner, bør vurdere å investere i skybaserte samhandlingsløsninger. Slike løsninger sentraliserer oppgavelister og kontroller, og dokumenterer automatisk fremdriften i hvert steg av prosessen. Automatiske varsler og oppdateringer holder alle informert om prosjektets status og utvikling, noe som gjør kommunikasjonen langt mer effektiv.

Utvikle en helhetlig plan

Å vite hva som skal gjøres og når det skal gjøres, er fundamentet for god kommunikasjon. Før du tar fatt på en større oppgave, bør du bruke tid på å utarbeide en tydelig og gjennomarbeidet plan som leder teamet gjennom de ulike oppgavene. Definering av kontrollpunkter for internkontroll er en viktig del av dette, for å sikre at oppgaver blir utført på en strukturert, effektiv og nøyaktig måte. Det er også avgjørende å etablere et klart revisjonsspor. Risikoer bør identifiseres, analyseres og vurderes i tråd med selskapets risikoprofil. Dette blir særlig viktig når nye medarbeidere slutter seg til teamet, siden hvert selskap har sin egen måte å utføre økonomifunksjonen på.

Invester i medarbeiderne

I regnskapsverdenen, som i andre funksjoner, kan små misforståelser føre til store feil. Regnskapsledere bør derfor samarbeide tett med HR-avdelingen for å vurdere kommunikasjonsferdigheter ved nyansettelser. Dette kan gjøres ved å inkludere disse ferdighetene som ønskede kvalifikasjoner i stillingsbeskrivelser eller ved å finne måter å teste dem på i ansettelsesprosessen. Det er også verdifullt å investere i opplæring og videreutvikling av eksisterende medarbeidere for å etablere gode kommunikasjonsrutiner.

Det finnes en rekke kurs og sertifiseringer gjennom organisasjoner som fagforeninger og økonomifora, som inkluderer moduler om kommunikasjon og rapportskriving. Det kan også være nyttig å bruke en dyktig kommunikator blant de ansatte til å utvikle og gjennomføre skreddersydde treningsøkter tilpasset selskapets spesifikke prosesser og kultur.

Tilleggsressurser

Kommunikasjon trenger ikke å være komplisert for økonomi- og regnskapsavdelingen. For å sikre at dine medarbeidere har de rette verktøyene for effektiv og tydelig kommunikasjon, kan du lese mer om våre løsninger her.