Automatisert periodeavslutning – Hva innebærer det?
Blogg
Del
Er du klar for å ta regnskapsarbeidet ett steg videre? Da kan automatisering være et godt alternativ. Men hva innebærer det egentlig?
Har du forsøkt å implementere nye systemer, vet du hvor tidkrevende og stressende det kan være. Du setter sammen tverrfaglige prosjektgrupper, hyrer inn innleide konsulenter og har kontroll over kompliserte fremdriftsplaner. Noen ganger kan det smake mer enn det koster.
Kanskje er dette grunnen til at du har avventet med å automatisere periodeavslutningen, eller kanskje har du ikke ansett lønnsomheten som god nok. Da er du i så fall ikke alene, for de aller fleste bedrifter er fortsatt tidlig i reisen mot å ha digitalisert regnskapsarbeidet sitt. Uansett årsak er det mange gevinster å hente gjennom automatisering – uten at det trenger å være en kostbar og tidkrevende affære. La oss gå gjennom hva du kan forvente deg.
Automatisering forenkler rutineoppgaver og gir bedre oversikt
De fleste som har vært involvert i en periodeavslutning, enten det er månedsavslutning eller andre perioder, er kjent med mengden av komplekse, manuelle oppgaver. På sett og vis er det som et samlebånd; oppgavene er repetitive, må gjennomføres i riktig rekkefølge og følge en tydelig tidsplan. Lover og interne kontroller skal overholdes, tallene må kvalitetssikres og avvik avdekkes. I en allerede hektisk hverdag, er det dermed lett for å gjøre menneskelige feil – med potensielt store konsekvenser.
Når du automatiserer periodeavslutningen introduserer du en ny verktøykasse som forenkler hele eller deler av prosessen. Det kan for eksempel være en programvare som avstemmer regnskapet automatisk, slik at de ansatte kun trenger å konsentrere seg om avvikene. Eller det kan være et system som gir deg bedre oversikt og kontroll over oppgavestyringen, slik at teamet lettere kan orientere seg om status og fremdrift.
Enkel tilpasning eller større prosjekt
Verktøyene som lar deg automatisere periodeavslutningen er som regel ganske enkle å innføre, men vil naturligvis være avhengige av blant annet hvilke behov og hvilken eksisterende infrastruktur du har. De fleste norske bedrifter er godt i gang med digitaliseringsreisen, og selv om det er store variasjoner i hvor langt de har kommet, har de fleste muligheter til å benytte seg av løsningene som er på markedet.
Forskjellen for de fleste handler om de trenger hyllevare eller skreddersøm. Erfaringsmessig vil det alltid være individuelle tilpasninger som må gjøres for hver enkelt virksomhet. Derfor lønner det seg å samarbeide med en erfaren, troverdig leverandør som kan bistå deg ved implementering og fortløpende endringer. På den måten vil du komme raskt i gang, samtidig som du kan være trygg på at hjelpen du får alltid vil være basert på beste praksis.
Dersom du har (eller samarbeider med) en IT-avdeling, vil de være en god støtte underveis. Ofte vil de ønske det velkommen, fordi de selv vil spare tid på rutineoppgaver som å sikkerhetskopiere tallmaterialet hver uke og legge det på server. De fleste løsninger lar seg enkelt integrere med eksisterende infrastruktur, ligger i skyen og er enkle å vedlikeholde.
En automatisert periodeavslutning gir rom for økt verdiskapning
En naturlig konsekvens av å automatisere periodeavslutningen, er at du vil etablere nye måter å jobbe på. Dersom du for eksempel benytter deg av intrikate regneark og whiteboards for å holde oversikten over tidsplanen, kan du bli overrasket over hvor mye tid du frigjør ved å gå over til et digitalt oppgaveverktøy som er skreddersydd til periodeavslutningen.
På sett og vis kan du si at automatisering handler om å forenkle det som kan forenkles. I periodeavslutningen er det ikke uvanlig at de ansatte bruker mye tid på registreringer eller jobber som detektiver etter avvik gjennom balanseavstemmingen. Med all den tiden borte vil du kunne legge opp rutiner og arbeidsformer for mer verdiskapning, som for eksempel å kontinuerlig samle innsikt som kan brukes av beslutningstakere – dette var en av de viktigste oppgavene økonomi- og regnskapsavdelinger hadde for å manøvrere virksomheten gjennom covid-19.
Digitaliseringen av regnskapsoppgaver har blitt spesielt viktig det siste årene, ikke kun som følge av pandemi og nedstengninger. Med et større utbud av betalingsløsninger og digitale salgspunkter, har periodeavslutningen blitt mer komplisert og tidkrevende. Samtidig opplever mange virksomheter også at de har fått flere forretningsmuligheter i en stadig mer digital hverdag. Men uten et skalerbart regnskapsarbeid er det ikke sikkert at virksomheten evner å gripe mulighetene som dukker opp – infrastrukturen er rett og slett ikke rigget for vekst.
Dette kan du forvente deg av å automatisere periodeavslutningen
Er du fortsatt i villrede om det er lønnsomt å automatisere, er vår erfaring at virksomheter kan høste gevinster raskt. Det er naturligvis avhengig av hvilke løsninger du går for, men det er vanlig at du får oppleve at:
- De ansatte får mer tid de kan bruke på verdiskapende oppgaver.
- Kvaliteten på leveransene øker.
- Det blir enklere å holde alle oppdatert.
- Du blir tryggere på at du presenterer korrekte tall til beslutningstakere.
- Du gir deg selv og teamet rom til å bli mer proaktive.
Ikke minst vil du merke at kostnadene går ned som følge av mindre ressursbruk på rutineoppgaver og færre feil i tallmaterialet.
Er du klar for å ta det neste steget?
