Så enkelt effektiviserer du transaksjonsavstemmingen

Blogg

Prosessen med transaksjonsavstemming er en viktig del av periodeavslutningen for enhver økonomiavdeling. Regnskapsførere samler og avstemmer transaksjoner fra to eller flere datakilder for å sørge for at hver transaksjon er riktig regnskapsført. Denne prosessen kan være tidkrevende og repetitiv når man bruker verktøy som regneark og permer. Disse metodene er ofte risikofylte og det er vanskeligere å finne eventuelle avvik.

Utfordringene med manuell transaksjonsavstemming

Utfordringene med å avstemme transaksjoner manuelt blir flere når virksomheten er i vekst og man har store volum med transaksjoner. Bedrifter i detaljhandelen, e-handelen og restaurantbransjen opplever kontinuerlig disse utfordringene, i tillegg til at de håndterer tredjepartsleverandører og kredittkorttransaksjoner.

Mangel på standardisering

Selv om regneark er den tradisjonelle måten å dokumentere data, er det ingen måte å spore endringer eller standardisere. Dette fører til manglende oversikt og stor risiko for feil.

Transaction Matching Capabilities with Financial Automation | Illustrated diagram of individuals communicating but stressed out during financial close month-end

Å avstemme transaksjoner med utdaterte og tradisjonelle metoder forhindrer ledelsen i å få sanntidssynlighet i prosessen. Det kreves ofte flere kommunikasjonsmetoder for å måle statusen til kritiske og avhengige oppgaver. Manuell avstemming er en tungvint prosess og økonomiavdelingen får ikke operert så nøyaktig og effektivt som de ønsker.

Kommunikasjon i avstemmingsprosessen

Når man bruker regneark eksportert fra ERP-systemer for å manuelt avstemme transaksjoner isoleres data ytterligere. I tillegg vil periodeavslutningen som gjøres med tradisjonelle metoder hindre økonomiteamet i å kommunisere effektivt med andre kontorer og avdelinger.

 

Ettersom antallet transaksjoner øker for organisasjoner, er det avgjørende at alle transaksjoner legges inn på et sentralisert sted for å forbedre kommunikasjonen og samarbeidet i avstemmingsprosessen. Her kan et verktøy som Adra Task Manager være nyttig.

Optimaliser periodeavslutningen med automatisert transaksjonsavstemming

Implementer en automatisert løsning for transaksjonsavstemming som gir flere fordeler for økonomiavdelingen.

Forbedret avstemming av kredittkorttransaksjoner

Når organisasjoner fortsetter å benytte seg av tredjepartsleverandører for å tilby flere betalings- og leveringsmetoder, er det ingen tvil om at det kan være utfordrende å holde tritt med høye volumer av transaksjoner når man bruker manuelle avstemmingsmetoder.

I stedet for å avstemme hver transaksjon manuelt og finne avvikene selv, kan regnskapsteamene la automatiseringsprogramvaren markere avvikene, slik at man kan bruke tiden på å undersøke disse avvikene. Organisasjoner i detaljhandel, e-handel og restaurantbransjen kan også aktivere teknologi for å avstemme flere kilder til data (som 3-veis, 4-veis, osv.), og eliminere behovet for å avstemme flere transaksjoner manuelt for å dokumentere hver transaksjon korrekt.

«Som kontrollør på mange av de største balansekontoene sparer jeg mye tid og får lettere oversikt. Totalt sett gjør det at vi får bedre kvalitet på regnskapet fordi det er sett på og kontrollert av flere.» – Janita Nilsen, regnskapssjef i Widerøe

Automatisering av denne repetitive og manuelle prosessen gir også økonomiavdelingen muligheten til å sentralisere prosessene sine, forbedre internkontrollen og effektivisere revisjonen.

Lag egendefinerte avstemmingsregler

Etter hvert som bedrifter – spesielt de innen detaljhandel, e-handel eller restaurantbransjen – utvider virksomheten til å inkludere tredjeparts betalings- og leveringsleverandører, blir utfordringene med å avstemme transaksjoner til spesifikke selgere en utfordring. Ulike leverandører har forskjellige avstemmingsmetoder; noen har en enkel en-til-en-avstemmingsmetode, mens andre kan ha variasjoner som oppstår under en avstemming.

Eksempel fra e-handelen

Bedrifter innen e-handel samarbeider ofte med mange leverandører for å tilby flere leverings- eller betalingsalternativer for kundene. Selv om disse leverandørene gjør det mulig å tilby flere alternativer, blir prosessen med å avstemme forskjellige gebyrer og transaksjoner stadig vanskeligere uten en standardisert og automatisert avstemmingsløsning på plass.

En bedrift innen e-handel som tilbyr produkter på Amazon, kan ha problemer med å avstemme transaksjoner gjennom Amazon versus selskapets nettside. For selgere som tar betalt for å selge på deres nettsted, blir det vanskeligere å spore de ekstra gebyrene når e-handelsaktører avstemmer høye volumer av transaksjoner gjennom regneark og eldre verktøy.

Best Practices for the E-Commerce Financial Close | Perform 3-Way Matching to Identify Variances | Three illustrated individuals are gathered around transactions on phone while holding credit card and coins

Implementering av en automatisert løsning for høye volum av transaksjonsavstemminger gjør det mulig for e-handelsorganisasjoner å avstemme transaksjoner effektivt og å lage passende compliance-regler. I stedet for å manuelt sortere gjennom et stort antall transaksjoner daglig eller ukentlig og avstemme hvert sett med transaksjoner, kan e-handelsvirksomheter automatisere avstemmingsprosessen ved å importere data direkte fra en ERP-leverandør og automatisk avstemme flere sett med data med flerveisavstemminger.

Det å bruke en automatisert avstemmingsløsning som Adra Matcher gir regnskapsførere for e-handel mulighet til å dedikere mer tid til verdiøkende arbeidsoppgaver.

Invester i en fleksibel avstemmingsløsning

Å investere i en automatiseringsløsning som både er innovativ og fleksibel er avgjørende for å være fremtidsrettet og konkurransedyktig. Etter hvert som organisasjoner opplever vekst er det avgjørende at man implementerer både en standardisert og automatisert prosess som gjør dem i stand til å effektivt skalere sine operasjoner samtidig som man ser på muligheter for å forbedre interne prosesser ved forbedret kontroll og compliance.

«Vi er et stort selskap med mange forretningsområder og en rekke fagsystemer som leverer data til ERP-systemet daglig. Ved hjelp av Adra-løsningene har vi nå automatisk import av transaksjoner fra bank-. ERP- og fagsystemer, samt automatiserte avstemmingskjøringer som startes flere ganger daglig.» – Tone Wiger Løset, Fagsjef, CFO Operations i Storebrand