Variansanalyse i periodeavslutningen

Variansanalyse, eller «analysis of variance» (ANOVA) på engelsk, er sammenligningen av nåværende balanse med en tidligere balanse, slik som ved samme periode året før. Balansen fra de to periodene sammenlignes og ulikheten (variansen) mellom de to kalkuleres og fremstilles enten i kroner eller i prosent. Denne variansen sammenlignes deretter med grenseverdien som er satt av selskapet.

Ved å bruke prosent eller kroner som grenseverdi, kan selskap raskt identifisere kontoene som har den største variansen mellom periodene. Arbeidet med å forklare variansen iverksettes umiddelbart og forklaringen til variansen legges inn som kommentarer for de aktuelle kontoene. Deretter kan avstemmingen gå som normalt.

Fordeler med variansanalyse

Fordelen med å gjennomføre variansanalyser er at selskapet opprettholder god kontroll ved at uregelmessige trender i balansemønsteret mellom perioder identifiseres og forklares: forklaringene vil være sentrale for intern effektivitet samt intern og ekstern revisjon.

Revisorer kan spørre hvorfor det er endringer i balansen i en konto, og dersom forklaringen ikke er lett tilgjengelig, kan selskapet miste noe legitimitet i øynene til revisoren. Hvert enkelt selskap vil ha ulikt synspunkt på hva en større endring i balansen er, men det mest sentrale her er hvordan selskap enkelt identifiserer kontoer med større varians mellom perioder og forklarer disse.

Regneark som verktøy for variansanalysen

Mange selskaper gjennomfører variansanalyser i excel-regneark, eller lignende manuelle verktøy, noe som kan være et godt verktøy for beregninger, men kan også ha sine svakheter. La oss si variansen overstiger grenseverdien satt av selskapet og dermed må analyseres. Manuelle rapporteringsverktøy inkluderer ikke et automatisert system som tildeler en medarbeider variansen de skal analysere.

Til tross for at flere rapporteringsverktøy har muligheten til å legge inn kommentarer, er det få programmer som knytter kommentaren tilbake til avstemmingsprosessen samtidig som det krever en forklarende kommentar før brukeren kan avstemme kontoen. Eksportering av data kan være gunstig for å gjennomføre enkelte oppgaver, men i dette tilfellet kan det være mer lettvint å gjennomføre analysen i systemet hvor dataen allerede ligger.

Variansanalyse i Adra Balancer

Ved å bruke avstemmingsverktøy, slik som Adra Balancer, kan brukerne gjennomføre variansanalysen i samme løsning som de avstemmer og gjennomfører andre periodeavslutningsoppgaver i. Adra Balancer gir muligheter til å sette grenseverdier i både kroner og prosent, for å kunne flagge kontoer som overstiger disse beløpene.

Brukere kan velge mellom fire ulike alternativer for sammenligningen med nåværende periode:

1. Tidligere perioder
2. Tidligere kvartal
3. Inngående balanse for regnskapsåret
4. Tilsvarende periode fra tidligere regnskapsår

Eksempel på variansanalyse

I eksempelet nedenfor, er nåværende periode sammenlignet med den tidligere perioden, og det er blitt oppdaget en signifikant varians som overgår grenseverdien til selskapet. Det kreves at medarbeiderne legger inn en kommentar til variansen før han sender avstemmingen til controlleren, som igjen vil ha tilgang til kommentaren i tillegg til annen informasjon og dermed enten godkjenne eller tilbakevise kontoen.

Sammenligning: Nåværende periode med forrige periode

Grenseverdi: Varians med størrelse 40 000 kr +/- og 10 % +/-

Konto: 2400-Leverandørgjeld

Balanse november 2025: 27 557 080 kr

Balanse desember 2025: 30 863 929 kr

Varians i kroner: 3 306 849 kr

Varians i %: 12 %

Forklaring: Nytt stort prosjekt med oppstart i desember, variansen skyldes bestilling av materialer

En sentral del av periodeavslutningen

Variansanalysen har blitt en sentral del av periodeavslutningsprosessen. Analysen åpner for god intern synlighet i selskapets kontoer, noe som gir ledelsen bedre beslutningsgrunnlag i strategiutformingen.

Et annen sentralt poeng i forbindelse med analysen, er at revisoren i større grad forventer at selskapet allerede har gjort variansanalyser. Revisoren lar seg kanskje ikke imponere av at selskapet har gjennomført variansanalyser, men selskap risikerer at revisoren blir svært lite imponert dersom variansanalysen ikke blir gjennomført regelmessig.

Å gjennomføre variansanalyser som en del av periodeavslutningsprosessen er viktig for selskaper i dag, spesielt for selskaper som har ambisjoner om å ekspandere. Det kan være fornuftig å integrere variansanalysen i en avstemmingsprogramvare, slik som Adra Balancer, som gir:

• Muligheten til å sette grenseverdier
• Automatisert arbeidsflyt
• Synligheten og kontrollen som forventes av regnskapsmedarbeidere