Forbedre samarbeidet i økonomiavdelingen: Optimalisert oppgavestyring

Mange regnskapsførere kan trenge en liten oppmuntring når fristene for årsavslutning og periodeavstemming nærmer seg.

Det er nemlig ikke bare i de travle periodene at synlighet og ansvarsfordeling i økonomiavdelingen settes på prøve. Hvem har vel ikke kjent på stresset ved å ikke få fullført arbeidet sitt fordi en kollega ikke har gjort sin del først? Eller når en viktig medarbeider blir syk, og ingen har nok innsikt i vedkommendes rutiner og oppgaver?

Heldigvis finnes det enkle grep du kan ta for å forbedre oppgavestyringen og legge til rette for at avdelingen din lykkes.

Tydelig rollefordeling er nøkkelen til godt samarbeid

Tenk deg et fotballag der alle spillerne er spisser. De scorer mange mål, men de vinner ikke kamper. Det samme gjelder for økonomiavdelinger: Hvis alle gjør de samme oppgavene, vil det ikke føre til suksess. Likevel finnes det fortsatt mange virksomheter som mangler en tydelig rollefordeling i avdelingen.

Nøkkelen til en robust arbeidsflyt i økonomiavdelingens oppgavestyring er at hver medarbeider kjenner både sine egne og andres roller, og forstår hvordan de henger sammen. I tillegg kan det av og til være usikkerhet rundt hvilke oppgaver som hører til avdelingen, og hvilke som er den enkeltes ansvar. De ansatte må vite hva som gjelder, og når det gjelder.

En økonomiavdeling kan fungere med uklare eller utdaterte retningslinjer så lenge alt går som det skal. I hektiske perioder kan uforutsette komplikasjoner likevel påvirke periodeavslutningsprosessen negativt. En i avdelingen kan bli syk, noen må kanskje ta igjen det som har blitt hengende etter, mens andre har tid til overs uten å kunne starte på neste oppgave.

Økonomiavdelingene bør sørge for at de ansatte både kjenner sitt ansvar og vet hvordan de skal håndtere uforutsette situasjoner. Hva gjør man hvis en medarbeider ikke leverer innen fristen, eller hvis tall fra et datterselskap kommer for sent?

Gode rutinebeskrivelser gjør teamet mindre sårbart

Når medarbeiderne kjenner både sin egen og andres rolle, er neste skritt å lage en tydelig beskrivelse av alle oppgavene i arbeidsflyten knyttet til periodeavslutningen. I en godt integrert avdeling kan medarbeiderne forstå hvordan kollegene utfører oppgavene sine, kun basert på kjennskap og innsikt i hverandres arbeidsmåter. Men hvis en vikar eller en nyansatt kommer inn, kan situasjonen fort endre seg.

Når en tydelig arbeidsflyt for oppgavestyring er på plass, vil avdelingen være mindre sårbar for endringer i bemanningen, for eksempel i ferieperioder eller ved høy gjennomtrekk. Nye medarbeidere vil sannsynligvis alltid ha behov for veiledning, men med tydelig prosessdokumentasjon vil det ta kortere tid å komme i gang, uten at det krever ekstra innsats fra en allerede travel avdeling.

Det finnes en rekke fordeler ved å dokumentere oppgavestyring og prosesser. Medarbeiderne får langt større fleksibilitet i hvor de jobber, siden det ikke spiller noen rolle om de er fysisk på kontoret eller jobber hjemmefra. Dette er også spesielt nyttig i et konkurransepreget arbeidsmarked, ettersom det gjør det både mulig og troverdig å ansette fjernarbeidere.

Del opp oppgavene og fordel dem

Det tredje trinnet for bedre samhandling i en økonomiavdeling er å dele opp komplekse prosesser i flere arbeidsflyter for oppgavestyring.

Måneds- og årsavslutninger er utfordrende fordi flere ansatte må utføre oppgaver før en prosess kan regnes som fullført, for eksempel transaksjonsavstemming eller kontoavstemminger. Avdelingen kan oppleve økt synlighet og bedre kontroll i de daglige prosessene ved å dele opp oppgavene i hoved- og deloppgaver. Hver medarbeider kan følge med på status for egne oppgaver og få innsikt i kollegenes gjennomsnittlige arbeidsdag.

Hvis du ikke allerede bruker et digitalt system for oppgavestyring, bør du vurdere å anskaffe ett. Det gjør ikke bare planleggingen av periodeavslutningene mer effektiv, men gjør det også enklere for medarbeiderne å komme raskt i gang uten å måtte starte helt fra bunnen hver gang. Les mer om oppgavestyringsverktøyet, Adra Task Manager, her.

Behandle årsaken, ikke symptomene

Selv om en arbeidsflytløsning for oppgavestyring kan hjelpe økonomiavdelingen i den daglige driften, løser den ikke nødvendigvis årsaken til utfordringene som gjorde løsningen nødvendig i utgangspunktet. I de fleste tilfeller er de ansatte så overbelastet med oppgaver at de verken har tid eller mulighet til å få innsyn i og kontroll over regnskapsprosessen. Dette kan føre til at de ansatte opplever mye stress, samtidig som risikoen for feilrapportering øker.

Et godt sted å begynne er å automatisere de mest tidkrevende oppgavene mot slutten av perioden. Det vil ikke bare hjelpe de ansatte med å ta tilbake kontrollen over tiden sin, men kan også bidra til betydelige kostnadsbesparelser.

Hvis du vil vite mer om hvordan Trintech kan automatisere viktige regnskapsprosesser og gi verdifull innsikt i arbeidsflytstyring, anbefaler vi e-boken vår Fra en manuell til moderne periodeavslutning.