Hva om økonomiavdelingen brukte mindre tid på å jakte feil i regneark, og mer tid på å skape verdi for bedriften?

Mange økonomiavdelinger sliter med rekruttering og høy turnover. Samtidig går altfor mye tid med til manuelle og repetitive oppgaver – som balanseavstemminger. Det tapper teamet for kapasitet, gjør arbeidsdagen kjedelig, og hindrer økonomifunksjonen i å ta en mer strategisk rolle i virksomheten.

Det er på tide å ta et oppgjør med regnearkene. Vi tar for oss fire grunner til at manuell avstemming av balansen skaper utfordringer for virksomheter og hvorfor økt automatiseringsgrad er løsningen.

Fra manuell til moderne balanseavstemming

Ved å automatisere balanseavstemmingen får økonomiavdelingen tilbake kontrollen, og økt kvalitet på dokumentasjonen av balansen. Automatiseringen gjør ikke bare prosessene raskere, den forbedrer nøyaktigheten og tar ned risikoen. Her er noen av fordelene automatisert avstemming gir økonomiavdelingen:

1. Fra høy risiko for feil til mer presise tall

Regneark er nyttige til mye, men er ikke alltid presise. Studier viser at så mye som 90 prosent av regneark i næringslivet inneholder feil. Det er en risiko virksomheter ikke har råd til å ta, spesielt i arbeidet med perioderegnskap og rapportering. Når feil først oppdages i ettertid, betyr det kostbare og tidkrevende korrigeringer.

Ved å automatisere avstemmingen vil avvik flagges automatisk, slik at teamet kan fokusere på å løse faktiske problemer – ikke jakte på dem.

2. Fra lite oversikt til status i sanntid

Når avstemmingene gjøres i regneark, er det vanskelig å holde oversikt underveis. Endringer kan skje uten at noen fanger dem opp før det er for sent, og da må feil rettes i etterkant. Det gir manglende kontroll og kan også redusere tilliten vi har til rapportene når de er klare.

I en automatiser løsning, som Adra, får du sanntidsinnsikt i status og fremdrift, slik at avdelingen får bedre kontroll og mulighet til å gripe inn før flaskehalser oppstår.

I webinaret Balanseavstemming og dokumentasjon – Optimalisert i Adra Balancer får du et innblikk i hvordan oppsett og innstillinger i Adra Balancer kan forbedre kontroll og oversikt, samtidig som det sparer tid i forbindelse med avstemming og dokumentasjon av balansen.

3. Fra mye rot til full kontroll på dokumentasjonen

Manuelle prosesser i økonomiavdelingen fører ofte til mye rot og dårlig dokumentasjon. Regneark ble i sin tid laget for å holde styr på budsjettet i en husholdning, ikke for å håndtere balanseavstemminger i store virksomheter. Likevel bruker mange økonomiteam fortsatt Excel som hovedverktøy.

Dette resulterer i flaskehalser, uoversiktlige strukturer og et hav av formler og formater som må tydes og tilpasses. Konsekvensen er at verdifull tid brukes på å rydde opp i kaoset, fremfor å fokusere på innsikt og analyse. I tillegg skaper spredte dokumenter og manuelle arbeidsflyter store utfordringer knyttet til dokumentasjon og sporbarhet. Dette gjør revisjonsprosessen tidkrevende og tungvint – både internt og eksternt.

Ved å automatisere avstemmingene kan økonomiavdelingen få økt kontroll og oversikt. All data samles og struktureres i ett system, noe som gir bedre oversikt, effektiv arbeidsflyt og en komplett, søkbar revisjonslogg med vedlegg, kommentarer og tidsstempler. Automatisering bidrar dermed ikke bare til ryddighet, men også til tryggere og mer effektiv dokumentasjon.

Kundecase: Les om hvordan Høyskolen Kristiania fikk full kontroll på dokumentasjonen med Adra Suite fra Trintech.

4. Fra ustrukturert til strategisk fokus på risiko

Manuelle metoder gjør det vanskelig å prioritere mellom høy- og lavrisikokontoer. Alle gis lik mengde oppmerksomhet – også de uproblematiske. Det øker faren for at viktige avvik ikke oppdages i tide.

Automatiseringen kan selv ta hånd om lavrisikokontoer, slik at menneskelige ressurser frigjøres til å undersøke de mer komplekse og kritiske områdene.

«Adra avstemmer det som stemmer automatisk, slik at du kan fokusere på avvikene.«

Fra flaskehals til konkurransefortrinn

For mange er manuelle balanseavstemminger blitt en vane, men det er en vane som koster. Ikke bare i tid og risiko, men også i evnen til å tiltrekke og beholde kloke økonomihoder. De vil bruke kompetansen sin på noe viktigere enn å dobbeltsjekke tall i et regneark.

Dagens økonomer ønsker å jobbe med analyser, strategi og forretningsforståelse – ikke bruke dagene på å lete etter feil i gamle regneark. Når hverdagen preges av manuelle prosesser og rotete arbeidsflyter, mister virksomheten både effektivitet og attraktivitet som arbeidsgiver. Det øker faren for turnover og gjør det vanskeligere å rekruttere nye, dyktige medarbeidere.

Ved å investere i moderne, automatiserte løsninger, gir du økonomiavdelingen verktøyene de trenger for å jobbe smartere. Det frigjør tid til verdiskapende oppgaver, reduserer feil og bygger en arbeidsplass som både dagens og morgendagens økonomer ønsker å være en del av.

Ved å investere i automatiserte prosesser gjør du dermed ikke bare økonomiavdelingen mer effektiv og treffsikker – du gjør den mer attraktiv. I eBoken Fra en manuell til moderne periodeavslutning får du en innføring i hvilke elementer som er avgjørende for en vellykket digital og automatisert periodeavslutningsprosess.