DET ER PÅ TIDE Å AUTOMATISERE PERIODEAVSLUTNINGEN

Bruk av manuelle prosesser som er avhengige av regneark fører til mer risiko på grunn av sjansen for menneskelige feil. Ifølge en rapport fra Forrester tar ledere på C-nivå beslutninger basert på data som inneholder feil, men som de tror er riktige.

AUTOMATISERING ØKER EFFEKTIVITETEN OG GIR MER TID TIL VERDISKAPENDE OPPGAVER

På spørsmål om hvor mye innsikt organisasjonen har i periodeavslutningsprosessen, svarer 16% av respondentene at de har full innsikt i hele periodeavslutningsprosessen gjennom en helhetlig løsning som oppdaterer status på ulike oppgaver osv. Nesten 80% sier at de har begrenset eller noe innsikt – men at det er avhengig av manuelle trinn, og at teamet er involvert i å gi oppdateringer. 5% sier at de ikke har noe innsikt på tvers av periodeavslutningsprosessen (figur 9).

En betydelig fordel med automatisering er muligheten til å gi innsikt og verdifull dataanalyse for organisasjonen. Uten innsikt i standardiserte og dokumenterte prosesser, risikerer organisasjoner å miste verdifull kompetanse og informasjon ved at talenter slutter. Ettersom bare 16% av respondentene har fullstendig innsikt ser man at det er betydelig arbeid som må gjøres. Løsningen er å ta i bruk rett teknologi og programvarer som standardiserer og automatiserer prosessene.

Administrere data vs. GI innsikt

Det er ofte at økonomiansvarlige bruker mesteparten av tiden sin på beredskap og dataproblemer. I tillegg blir mange av prosessproblemene økonomiavdelingens oppgave å håndtere. Vellykkede selskaper har et høyt fokus på prosesskvalitet (forenkling, standardisering, automatisering) og er raske til å reagere på feil i prosessen.
På spørsmål om hvor mye tid som brukes på å håndtere data i beredskap for periodens slutt kontra å gi innsikt til virksomheten, sa over 65% av respondentene at de er belastet med bare å administrere data (figur 10).

Implementering av en løsning for automatisering kan føre til et høyere engasjement i økonomiavdelingen, ettersom de kan bruke mer tid på verdiskapende oppgaver som å evaluere vekst- og investeringsmuligheter og analysere nye forretningsrisikoer.

Med Trintech håndteres periodeavslutningen effektivt fordi vi nå har gode verktøy. Vi har løpende kontroll og alt er til enhver tid dokumentert. Skulle noe gå galt kan vi avslutte uten å ha avstemt, fordi vi vet at alt stemte forrige måned.» – Mohdi Norge

TO TREDJEDELER AV ORGANISASJONENE ØNSKER Å REDUSERE TIDEN BRUKT PÅ PERIODEAVSLUTNINGEN

Selskaper må fokusere på å optimalisere periodeavslutningsprosessen. Optimalisering er mer omfattende og inkluderer forbedring av kontroller, skalerbarhet, flate ut kurven for periodeavslutningen og se etter muligheter for kompetanseforbedring.
Robert Kugel, SVP & Research Director hos Ventana Research, hevder at:“Innen 2025 vil halvparten av mellomstore og store organisasjoner bruke en periodeavslutningsprogramvare for å øke hastigheten og få større kontroll over prosessen.» Han sier at «når økonomi- og regnskapsavdelinger digitaliseres, trenger de en rimelig programvare for å organisere og kontrollere hvordan arbeidet utføres.»

Uansett hvor flink økonomiavdelingen er, er det vanskelig å gjennomføre periodeavslutningen raskt, effektivt og uten risiko, dersom man ikke har integrert teknologi. Ved å investere i en automatiseringsløsning kan organisasjoner gjøre periodeavslutningsprosessen mer effektiv og gi teamene mulighet til å jobbe smartere, ikke hardere.