4 steg til risikostyring i din periodeavslutning

Blogg

Risikostyring har alltid vært en kritisk funksjon for økonomiavdelingen. Økonomiavdelingen har vanligvis vært avhengig av verktøy som regneark og manuelle prosesser for rapportering. Disse manuelle metodene skaper oppstykkede periodeavslutninger og ERP-miljøer som går på bekostning av dataintegriteten. I tillegg gir det team liten oversikt over hvordan prosessene påvirker data. Økonomiavdelingen kan ikke operere med disse verktøyene i en digital verden hvor det er mange risikofaktorer.

Automatisering bidrar til å strømlinjeforme periodeavslutningsprosessen, øke kontrollen og samtidig redusere risiko. En risikobasert tilnærming til en automatisert periodeavslutning gjør det mulig for team å se risikonivået på ulike elementer og  hvordan risiko kan påvirke virksomheten. Automatisering utfører repeterbare oppgaver og gir rapporterings- og analysefunksjoner i sanntid slik at teamet kan fokusere på andre oppgaver.

Hva er stegene når man automatisere for å reduserer risiko? I denne bloggartikkelen vil vi dekke følgende 4 steg for risikostyring for økonomiavdelingen:

  • Vurder automatiseringsbehovene dine
  • Bygg en risikostrategi
  • Oppnå standardisering og kontroll
  • Forbered deg på å bli revidert

Vurder automatiseringsbehov 

Før en organisasjon bestemmer seg for å implementere en automatisert prosess, har de ikke alltid et risikovurderingsrammeverk på plass. Hvis en organisasjon bruker manuelle metoder som regneark, har man begrenset kontroll over data og analyse. Manuelle prosesser begrenser også økonomiteam fra å oppdage svindel internt eller eksternt. I tillegg er datasynligheten begrenset og tillater ikke at ressurser allokeres på riktig måte mot høyrisikosituasjoner.

«Med et tastetrykk gjør Trintech-løsningen det mulig for oss å analysere risikoene og mulighetene som finnes i balansen. Vi hadde optimalisert manuelle prosesser etter beste evne…. men sporing av risiko i balansen via Excel hadde blitt altfor tidkrevende.  –   Keurig Dr. Pepper

Automatisering bidrar til effektiv risikoreduksjon for økonomiavdelingen. Team kan forsikre seg om at problemer løses raskere ved hjelp av sanntidsvarsler, i stedet for å håndtere problemer reaktivt.

4 steps to risk management

Lag en risikostrategi

Manuelle metoder skaper  inkonsistente prosesser for problemløsing. Periodeavslutningsprosessen blir ineffektivt når økonomiavdelingen ikke kan bli enige om en måte å gjøre det på. En strategi for risikostyring, ved hjelp av automatisering, gjør at teamets vurderingsfunksjoner kan bli gjennomførbare. Evnen til å sette retningslinjer for oppgaver sparer tid og sikrer en proaktiv risikostyringstilnærming. En av de mest synlige fordelene med automatisering er at avstemminger nå kan gjennomføres i løpet av måneden. Spesielt for de i bank og finans er det mye lettere å holde oversikt over flere transaksjoner.

«På grunn av våre tidligere inkonsekvente og manuelle prosesser, var det alltid frykt rundt den generelle integriteten til tallene vi rapporterte eksternt. Nå med Trintech-løsningene har vi full oversikt og kontroll over våre prosesser og tillit til tallene våre hver måned.»  –   RE/MAX

Det viktigste er at økonomiavdelingen må lede an for å skape en risikostyringskultur. Denne transformasjonen vil gjøre det mulig for økonomiavdelingen å gi verdifull innsikt og redusere risiko ved hjelp av automatisering.

Oppnå standardisering og kontroll 

Etter å ha laget en risikostrategi, vil standardisering og kontroll være to svakhetsområder i de manuelle prosessene. Variansanalyser er viktig fra regnskapsførers side. Kontrolleren fullfører vanligvis variansanalysen på slutten av periodens slutt, noe som tar mye tid og krefter. Først når analysen er fullført, kan problemer identifiseres og korrigeres.

Standardisering av compliance, kontroller og generell risikostyring er viktig for organisasjonen. Å implementere automatisering sikrer at data og prosesser kontinuerlig reduserer risiko på repeterende prosesser i hele økonomiavdelingen. Løpende variansanalyse gjør det mulig for team å ha synlighet i organisasjonens risiko og fange opp ting før det blir et problem. Avvik er ofte mye arbeid, og å fullføre prosessen manuelt gir mindre tid til strategiske oppgaver. Regnskapsmedarbeidere kan bidra mye mer til veksten av en organisasjon; men de trenger å slippe ensformige og manuelle oppgaver.

– Forholdet mellom regnskapsmessig og operasjonell virksomhet har historisk sett vært en «pitch-this-over-the-wall»-øvelse. Det er aldri nok åpenhet. Men vi endret det med Trintech-løsningene. De gir oss innsyn i disse aktivitetene som vi ikke hadde før.   Western & Southern Financial

Forbered deg på å bli revidert

Revisjoner et naturlig motstykke til virksomheten, spesielt innen bank og finans. I nesten to tiår har organisasjoner vært under økt gransking fra myndigheter, og det blir stadig vanskeligere å oppfylle de skiftende compliance-kravene med manuelle metoder. Den største risikoen for en revisor er sjansen for at organisasjoner ikke har overholdt gjeldende forskrifter, eller glemt å føre opp riktig dokumentasjon for avvik. Revisor går gjennom og varsler Finansdepartementet om feilen. Teamet må deretter gå over sin manuelle opprettede dokumentasjon for å finne feilen. Legg så til ekstra interne retningslinjer, for eksempel å følge COSO-rammeverket. Det blir mye å gjennomgå.

«Trintech-løsningene gjør at vi enkelt kan spore våre journaloppføringer, avstemminger, hvem som er ansvarlig for hva, og hvem som vurderer og godkjenner. Så når vi går gjennom revisjonen vår, er det veldig enkelt å spore alt.»   –   Genesis Systems

Automatisering endrer ikke kravene til en revisjon, men det gjør det enklere for økonomiavdelingen. Med en automatisert risikostyringsstrategi på plass, kan regnskapsførere bli varslet om problemer før revisor tar kontakt. Og hvis noe dukker opp under en revisjon, kan teamet hente de riktige dataene raskere og gi dem til revisorene. Automatisering er avgjørende for å møte flere og stadig skiftende compliance-krav og for å holde prosesser godt dokumentert og revisjonsklare. Med dokumentasjon lett tilgjengelig, kan organisasjoner forberede seg på børsnotering, oppkjøp, fusjon eller andre strategiske avgjørelser. En automatisert risikostyringsstrategi sikrer at all dokumentasjon er riktig i forhold til regulatoriske standarder.

4 steps to risk management in financial automation

Implementering av et risikostyringsrammeverk er ingen liten prestasjon, og fordelene vil være synlige i hele organisasjonen, ikke bare i økonomiavdelingen. Å forbedre risikostyringen vil bidra til å møte forventninger om vekst samtidig som man overfører kunnskapen videre i organisasjonen.

Økonomiledere trenger å se problemer og risikoer når de oppstår i stedet for når risikoen har påvirket virksomheten. Ved å investere i automatisering, etablerer organisasjoner et risikostyringsrammeverk som gjør det mulig for økonomiavdelingen å jobbe mer effektivt og proaktivt. Automatisering gir økt synlighet, kontroll, standardisering, effektivitet og innsikt i potensielle risikoer før de påvirker virksomheten.

[cta-content-placement]