Enhver organisasjon bør være i stand til å produsere nøyaktig regnskap innen rimelig tid etter månedsslutt. Regnskapet er avgjørende for at ledelsen skal kunne få innsikt i selskapets økonomiske situasjon, og ta kortsiktige og langsiktige operative og strategiske beslutninger i tide.

Hvorfor er månedsavslutning viktig?

Månedsavslutningen gjør det mulig for deg å gjøre rede for alle transaksjoner som ble utført i løpet av den foregående måneden. Dette er en viktig del av arbeidet for å sikre at regnskapsdataene er nøyaktige. Målet er å kontrollere at det man avstemmer i regnskapet stemmer opp mot den samme dokumentasjonen. Månedlige avstemminger av kontoer er lønnsomt både på kort og lang sikt. Blant annet gjør det det mulig for ledere å avgjøre om virksomheten er på rett spor for å nå vekstprognosene, hjelper med å lage nøyaktige budsjetter, og forenkler og effektiviserer prosessen for årsavslutningen.

Fordelene med å gjennomføre månedsavslutningen:

• Opprettholde et nøyaktig regnskap
• Ta informerte beslutninger
• Forenkler og effektiviserer revisjonsprosessen
• Sparer tid hvert år på skatteforberedelser og rapportering
• Oppdage områder i virksomheten som presterer under forventning

7 steg til en mer effektiv månedsavslutning

Tidsstyring

Det er viktig å ha en velorganisert plan som samkjører de ansatte, prosesser og teknologien. Ved å kommunisere planen, forventningene og resultatene regelmessig med ansatte, blir det lettere å håndtere ytre press og nå de daglige målene. Videre kan en løsning for oppgavestyring bidra til å få bedre kontroll og oversikt over oppgavestatus og arbeidsflyt, noe som gir mer effektiv ressursstyring og redusert risiko. Til syvende og sist kan dette føre til en mer effektiv prosess for å overholde tidsfrister ved månedsslutt.

Hold deg organisert

Et godt hjelpemiddel for å effektivisere denne prosessen er en sjekkliste for månedsavslutningen. I tillegg til å hjelpe deg med å holde orden, vil den også bidra til å identifisere problemer og forstå hvor utfordringene oppstår, samt hvilke oppgaver som hindrer en rask og effektiv månedsavslutning.

Ta i bruk en risikobasert tilnærming

Å ta i bruk en programvare som er utviklet for å håndtere månedsavslutningen kan bidra til å spare mye tid. Det er imidlertid viktig at organisasjoner opprettholder kontroll og nøyaktighet i månedssluttprosessene, samtidig som det reduserer teamets totale arbeidsmengde. Med en automatisert risikobasert tilnærming kan teamene fokusere på høyrisikoposter, mens poster med lavere risiko kan gjøres sjeldnere.

En viktig del av virksomhetsstyringen er å sette opp internkontroll for å sikre at organisasjonen drives på en ryddig, effektiv og nøyaktig måte. For å oppnå dette er det avgjørende at du dokumenterer trinnene dine for å skape et tydelig revisjonsspor. Risikoer bør identifiseres, analyseres og vurderes basert på organisasjonens prosedyre for risikovurdering.

Forbedre samarbeidet

I møtet før månedsavslutningen bør man diskutere tidsplanen, mulige problemer i den kommende årsavslutningen, og oppfølgingspunkter fra forrige månedsavslutning.

Det er også viktig å gå gjennom i etterkant for å sikre at tiden ble brukt effektivt. I det møtet bør man vurdere hva som fungerte godt og diskutere mulige løsninger på det som ikke fungerte. Gå gjennom data samlet gjennom prosessen, inkludert tidkrevende steg, risikoer, kontroller og avvik fra tidligere måneder, og bruk det dere lærer til å forbedre prosessen for månedsavslutningen.

Invester i opplæring og utvikling

Det er avgjørende for virksomhetens langsiktige suksess at regnskapsteamet er i stand til å gjennomføre en nøyaktig og effektiv månedsavslutning. For at det skal skje, bør teammedlemmene få kontinuerlig opplæring og utvikling for å sikre at alle involverte har en grundig forståelse av den nyeste programvaren, endringer i regelverk og nye forretningstrender. Ved å investere i opplæring og utvikling sikrer du at teamet ditt alltid produserer de beste og mest nøyaktige regnskapene.

Ta i bruk den nyeste teknologien

De dagene da ledere og økonomiavdelingen manuelt gjennomgikk regnskapet hver måned er for lengst forbi. Manuell feilsøking tar mye tid og det er lett å overse feil. Beste praksis for månedsavslutning oppnås enkelt ved å ta i bruk den nyeste teknologien. Dette reduserer både tiden det tar å gjennomføre månedsavslutningen og antall feil som kan skape problemer senere.

Gå gjennom regnskapet

Det er viktig at man går gjennom regnskapet som utarbeides i etterkant av månedsavslutningen. På den måten kan man avdekke avvik og underpresterende avdelinger eller aktiviteter. I tillegg kan man få øye på tendenser som man kanskje ellers ikke ville ha lagt merke til. Til tross for investeringer i opplæring og teknologi kan det fortsatt oppstå feil. Se på gjennomgangen av regnskapet som en siste mulighet til å identifisere og rette opp disse eventuelle feilene.

Effektiv månedsavslutning oppsummert

Prosessen for månedsavslutningen er viktig for å sikre at ledere alltid sitter med den nyeste og mest nøyaktige økonomiske informasjonen. Ved å ha pålitelig økonomisk informasjon kan man avdekke om selskapet er på riktig vei for å nå sine vekstprognoser, samtidig som det gjør det mulig å budsjettere mer nøyaktig fremover.

Her er de viktigste stegene til en mer effektiv og nøyaktig månedavslutning oppsummert:

Klikk her for å laste ned infografikken.

Med Trintech sine løsninger kan du enkelt implementere disse stegene, og effektivisere samt forenkle månedsavslutningen. Les mer om hvordan automatisering kan bidra til å løse utfordringer knyttet til månedsavslutning.