Regnskapsarbeidet har uten tvil blitt enklere de siste årene. Moderne systemer, digitale verktøy og mer effektive rutiner har bidratt til å lette arbeidsmengden i økonomi- og regnskapsavdelinger. Likevel opplever mange de samme utfordringene ved periodeavslutning som for ti eller tjue år siden; tiden strekker rett og slett ikke til.

Ved å automatisere sentrale, manuelle oppgaver i måneds- og periodeavslutningen frigjør du verdifull tid for de ansatte, samtidig som CFO og økonomiledelsen kan stole på kvaliteten og nøyaktigheten i tallene. 

Automatisering gir rask avkastning

Når du implementerer løsninger som automatiserer økonomi- og regnskapsprosesser, vil resultatene som oftest komme langt raskere enn mange forventer. Automatisering bidrar ikke bare til økt effektivitet, men også til en mer stabil og forutsigbar arbeidsflyt. Gjentakende og manuelle oppgaver som tidligere tok timer, som avstemminger, dataregistrering og rapportering, kan i dag utføres automatisk på sekunder, med høyere presisjon og mindre risiko for feil.

For økonomiavdelingen innebærer dette et tydelig skifte: Fra tidkrevende manuelle prosesser til mer verdiskapende arbeid som analyse, planlegging og strategisk rådgivning. Dette løfter både kvaliteten på arbeidet og verdien av avdelingen som helhet.

Automatisering gir dermed ikke bare en rask økonomisk avkastning (ROI), men også en organisatorisk gevinst i form av økt produktivitet, bedre arbeidsflyt og høyere medarbeidertilfredshet. Mange virksomheter opplever at forbedringene merkes allerede etter de første månedene, ofte lenge før hele løsningen er fullt implementert.

Spørsmålet er derfor ikke om du bør automatisere, men når du ønsker å se resultatene; og hvilke tiltak du kan sette inn for å fremskynde effekten og maksimere gevinsten.

Positiv ROI etter få måneder

Mange forbinder implementering av nye systemer med omfattende prosjekter der gevinsten først blir synlig langt frem i tid. I realiteten kan automatisering gi en positiv avkastning allerede etter to til tre periodeavslutninger.

Fra den tredje eller fjerde måneden vil de positive effektene ofte være tydelige i form av økt kontroll, bedre oversikt og mindre tidsbruk. Etter hvert oppstår en positiv spiral der effektivisering og automatisering legger grunnlaget for ytterligere forbedringer.

Hvor raskt resultatene kommer, avhenger naturlig nok av utgangspunktet. Har du et lavt automatiseringsnivå fra før, vil gevinstene bli merkbare raskere, og effekten mer betydelig.

Hvordan oppnå resultater raskere

Selv om de fleste virksomheter ser målbare resultater innen rimelig tid, finnes det tiltak som kan sikre enda raskere og mer bærekraftige gevinster.

1. Endringsledelse er nøkkelen

Innføring av nye systemer vil alltid kunne medføre usikkerhet og motstand i organisasjonen. Det er kanskje spesielt krevende for økonomi- og regnskap som er avhengig av å overholde en rekke krav, levere nøyaktige tall og dokumentere prosessen. Nye systemer er ofte synonymt med mer usikkerhet, som igjen medfører økt risiko for å ikke overholde de kravene som stilles.

Skal du oppnå resultater må du derfor ha organisasjonen med deg. Da handler det om endringsledelse med god informasjonsflyt og involvering fra de ansatte underveis i prosessen. Med en god forankring vil du ha større sjanse til å lykkes, og å lykkes raskere.

2. Start enkelt, bygg på videre gradvis

Et vanlig feiltrinn er å forsøke å automatisere alt på én gang. Det kan virke overveldende og skape frustrasjon blant de ansatte.

Start derfor med et begrenset område, etabler tydelige prioriteringer og bygg videre trinn for trinn. På den måten får du en stabil implementering og en kultur som støtter kontinuerlig forbedring.

3. Identifiser raske gevinster

Det lønner seg å starte med lavthengende frukter; prosesser som gir tydelig gevinst raskt. Et godt eksempel er bankavstemming, som ofte er en tidkrevende, manuell oppgave. Ved å automatisere denne prosessen oppnår du umiddelbare resultater uten store organisatoriske endringer.

Når dette er på plass, bør neste steg tilpasses virksomhetens struktur, for eksempel:

• For konsern: Få oversikt over rutiner, krav og oppgaver på tvers av datterselskaper. Strømlinjeform deretter prosessen for økt kontroll og konsistens.

• For virksomheter innen netthandel: Med et stort antall transaksjoner er det lurt å automatisere transaksjonsavstemmingen. En løsning som matcher betalinger automatisk frigjør tid, slik at de ansatte kan fokusere på å finne årsaken til avvikene fremfor å håndtere avvikene i seg selv. 

4. Gjennomfør en prosessgjennomgang før implementering

De raskeste resultatene vil du få om du starter med en større prosessgjennomgang før du implementerer en ny løsning. Da bør du legge opp til en bred diskusjon om hvordan arbeidet kan gjøres mest mulig automatisk, involvere noen med erfaring fra verktøyet, og gjennomføre to til tre workshops for å få oppgavene automatisert fra dag én. 

I de fleste virksomheter hvor tid en utrydningstruet dyreart, vil det ikke være anledning for å gå veldig prosessuelt til verks. Det er heller ikke nødvendig, for du kan fint oppnå resultater uten å ha gjennomført en større prosessgjennomgang. Likevel er det en god tilnærming om du ønsker de aller raskeste resultatene.

Et lite steg med stor effekt

Automatisering av periodeavslutningen trenger ikke være en tidkrevende eller komplisert prosess. Med riktig tilnærming kan du oppnå betydelige gevinster allerede etter få måneder. Det viktigste er å ta det første steget.

Når prosessen først er i gang, vil forbedringene og effektiviseringen følge naturlig, og danne grunnlaget for en mer moderne, kontrollert og verdiskapende økonomifunksjon.