4 steg til en risikobasert avstemmingspolicy

Å gå fra en manuell til moderne periodeavslutning vil spare økonomiavdelingen verdifull tid samtidig som det reduserer risiko og forbedrer nøyaktigheten i rapporteringen. Vi har tidligere skrevet om viktigheten av å etablere et stabilt grunnlag ved å samkjøre ansatte, prosesser, retningslinjer og teknologi. I denne bloggartikkelen går vi inn på enda en metode som kan hjelpe deg med å komme i gang med automatisering, nemlig å implementere en risikobasert tilnærming.

For at bedriften skal kunne frigjøre tid for de ansatte, slik at de kan fokusere på mer verdiskapende oppgaver (som forretningskritisk innsikt og analyse), er det viktig å finne en god balanse mellom det å redusere manuelt arbeid, samtidig som man har kontroll og oversikt over prosessen for balanseavstemming. Å implementere en automatisert risikobasert tilnærming til kontoavstemming kan bidra til nettopp dette.

Ved å ha en risikobasert tilnærming til avstemminger, kan de ansatte bruke tiden på høyrisikokonti, mens det som stemmer går av seg selv. Med en global tilnærming kan prosessen standardiseres, rasjonaliseres og passende tiltak kan iverksettes, avhengig av risikoen.

I tillegg kan automatisering av avviksanalyse utfylle utviklingen av kontoavstemmingspolicyen, slik at økonomiavdelingen kan finne feil og minimere risikoen ytterligere.

4 steg for å få en risikobasert tilnærming til kontoavstemming 

Steg 1: Definer avstemmingene

En kontoavstemmingspolicy kan brukes som et opplæringsdokument for ansatte, i tillegg til å avklare krav og prosedyrer. Det er mer sannsynlig at retningslinjer og kriterier blir vedtatt når ansatte forstår betydningen av en prosess. Derfor anbefales det å gi en oversikt over hvorfor avstemminger utføres, og nøyaktig hvordan en balanse skal underbygges.

En oversikt over nøkkelterminologi kan også hjelpe brukere å forstå retningslinjene. Må alle kontoer være fullstendig avstemt eller bare innenfor en viss terskel? Hvilket nivå av oppgavedeling er akseptabelt for utarbeidelse og gjennomgang av en avstemming?

Steg 2: Lag en risikobasert kontoavstemming

Det neste steget er å bestemme hvordan risikovurderingen til en konto vil påvirke behandlingen. Nøkkelen her er å finne balansen mellom å redusere den totale arbeidsbelastningen og opprettholde kontroll over prosessen. For eksempel, ved å kreve at bare høyrisikokontoer avstemmes månedlig, vil enkeltpersoner ha mer tid til å undersøke eventuelle forskjeller i stedet for å bruke tiden sin på å avstemme nullbalansekontoer med mindre verdi.

En lavrisikokonto må kanskje bare avstemmes på årsbasis, mens en høyrisikobalansekonto kan prioriteres hver måned. Risikovurderingen kan også bestemme nivået av godkjenning som kreves i arbeidsflyten.

Etabler en risikovurdering

Alle kontoer er klassifisert i en av de tre klassifiseringene og bør avstemmes tilsvarende:

• Konti med lav risiko: Avstemminger bør utføres årlig
• Konti med middels risiko: Avstemminger bør utføres kvartalsvis
• Høyrisikokontoer: Avstemminger bør utføres månedlig

Risikovurderinger kan bli påvirket av flere faktorer knyttet til en konto. For eksempel kan en lavrisikokonto være basert på måned-til-måned-avviket til saldoen eller differansen mellom hovedbok- og hovedboksluttsaldo. På den annen side kan en høyrisikokonto defineres av en debetsaldo som eksisterer når kreditt forventes, der det har vært en høyere enn vanlig variasjon i saldoen på kontoen, eller når den samme avstemmingen mislyktes i en fagfellevurdering i forrige periode.

Ved å bruke risikovurderinger til å segmentere kontoer, vil økonomiavdelingen ha mer tid til å undersøke forskjeller i stedet for å bruke tiden på å avstemme nullbalansekontoer.

«Vi er langt mer effektive med avstemming og dokumentasjon ved måneds- og kvartalsslutt. Kontiene avstemmes automatisk hver dag og åpne poster håndteres løpende.» – Storebrand

Steg 3: Bruk en risikobasert tilnærming til automatisering

Ifølge en fersk rapport fra Acuity Training rapporterte 98 % av respondentene at de har sett en regnearkfeil koste arbeidsgiveren sin penger. Manuelle prosesser gir mer rom for menneskelige feil, spesielt når team er forhastede og overarbeidet. Når en organisasjon kommer til dette punktet, er risikoen for feil på grunn av hastverk med å overholde tidsfrister høy, og team ender ofte opp med å måtte sende tall de ikke er sikre på, bare for å holde periodeavslutningsprosessen i gang.

Automatisering kan brukes til implementeringen av en global kontoavstemmingspolicy ved å styrke standardiserte metoder for risikostyring. Videre kan brukere automatisk bli varslet når risikovurderingen til en av kontoene endres.

«Nå har vi automatisk import av transaksjoner fra bank-, ERP- og fagsystemer, samt automatiserte avstemmingskjøringer som startes flere ganger daglig» – Storebrand

Totalt sett er avstemmingsprosessen byggesteinen i periodeavslutningsprosessen. Automatisering som utvikles spesielt for å redusere risiko kan bidra til en effektiv kontoavstemmingsprosess.

Steg 4: Reduser risiko ytterligere med variansanalyse-automatisering

Det siste steget til en risikobasert tilnærming for kontoavstemming er kontinuerlige analyser av avviksrapporter. Vanligvis kjøres avviksrapporter ved periodens slutt når det er mindre mulighet for å redusere effekten av identifiserte avvik. Ved å automatisere denne prosessen med en programvare for avviksanalyse kan økonomiavdelingen proaktivt finne og redusere risikoområder.

Avslutningsvis er det avgjørende å dra nytte av automatisering for å oppnå en effektiv og risikobasert tilnærming til avstemming. Det vil styrke periodeavslutningsprosessen og frigjøre tid uten å øke risikoen. For å lære mer om hvordan du kan modernisere periodeavslutningsprosessen, kan du laste ned «beste praksis»-eboken vår.