Hvorfor er kontoavstemming viktig?

Kontoavstemmingsprosessen gir økonomiavdelinger tillit til at informasjonen deres er pålitelig og gir muligheten til å se eventuelle feil eller avvik som oppstår. Det er det første steget i organisasjonens periodeavslutningsprosess. Når man bruker manuelle rapporteringsmetoder, kan avstemmingsprosessen ha risiko for feil. Regneark gir dårlig oversikt og kontroll og dette skaper utfordringer som øker compliance-risikoen for organisasjonen. Dette vil vi diskutere nærmere nedenfor.

Utfordringer med kontoavstemming

Selv om teknologien har utviklet og forbedret seg, fortsetter mange regnskapsfører å stole på manuelle prosesser og verktøy som regneark for å håndtere avstemmingsprosessen. Når man er avhengig av regneark trenger organisasjoner kontinuerlig mer tid til å ta igjen frister og bruker mye tid og ressurser på å opprettholde den manuelle prosessen.

De vanligste utfordringene knyttet til en manuell avstemmingsprosess er:

• Mangel på oversikt og kontroll
• Mangel på kontroller og effektivitet
• Risiko, kostnader og tid

Med disse utfordringene er det enkelt å se hvordan feil kan føre til større utfordringer i periodeavslutningen. Den gode nyheten er at det finnes bedre alternativer som kan hjelpe organisasjoner å avstemme den manuelle avstemmingsprosessen, og sikre en nøyaktig og rettidig periodeavslutning. Organisasjoner kan styrke sin avstemming og andre periodeavslutningsprosesser ved hjelp av standardisering og automatisering.

Tips til å lage et forbedret rammeverk for kontoavstemming

Tips #1: Å forbedre kontrollene

Dataavstemming er en prosess som også fungerer som internkontroll og kan redusere feil i balansekonti. Oversikten og effektiviteten til avstemmingsprosessen er avgjørende for å oppdage feil før innleveringsfrister. Eventuelle feil som identifiseres av revisoren din og ikke av teamet ditt, peker på en vesentlig svakhet i det interne kontrollmiljøet.

Mange organisasjoner bruker regneark for å håndtere avstemmingsprosessen. Dette er en manuell og tidkrevende metode. Når regneark deles på tvers av en avdeling, blir det vanskeligere å spore endringer og se den nåværende statusen på periodeavslutningen. Videre kan et team som er spredt på flere steder eller jobber eksternt, føre til mangel på oversikt, noe som gjør at ledere gjør må snakke med enkeltpersoner for å få statusoppdateringer eller vite hvordan teamet ligger an i forhold til tidsfrister.

For å løse dette problemet må organisasjoner forbedre sine interne kontroller. Dette kan gjøres ved å lage en standardisert prosess for kontoavstemning og teste kontrollene gjennom en automatiseringsprogramvare. Kontoavstemningskontroller er integrert i resten av periodeavslutning – nøyaktig og rettidig rapportering resulterer i høyere effektivitet og oversikt i organisasjonen.

Tips #2: Standardiser prosesser

I periodeavslutningsprosessen er det effektive avstemninger som legger grunnlaget for alle påfølgende aktiviteter i prosessen. Det er viktig å etablere standardiserte prosesser for å sikre at periodeavslutningsoppgaver blir fullført i tide og er klare til å bli godkjent og gjennomgått.

Ved hjelp av standardisering har organisasjoner tillit til at periodeavslutningsprosessen blir fullført med nøyaktige data og tilstrekkelig tid for at de rette partene skal godkjenne og gjennomgå. I tillegg er det flere fordeler med en standardisert avstemningsprosess, for eksempel:

• Økt innsikt og kontroll
• Lavere compliance-risiko og -kostnader
• Tydelige ansvarsområder og prosesser
• Risikobasert tilnærming som analyserer virkningen av ulike elementer
• Automatisert arbeidsflyt som sender oppgaver til riktig ansatt for godkjennelse

«Avstemmingsverktøyet vi brukte knelte, det håndterte ikke den transaksjonsmengden vi hadde. Derfor måtte vi gjøre en kraftig endring og opprydning. Vi fikk hjelp av Adra-løsningene til det vi ikke hadde klart å avstemme på et tilstrekkelig vis. Adra var det systemet som hadde kapasitet til å avstemme vårt store transaksjonsvolum. Etter vi fikk lagt alt over i Adra- løsningene ble dette en effektiv og smidig prosess. I dag har vi stålkontroll» – Modhi.

Uten en standardisert prosess for avstemning av kontoer er organisasjoner utsatt for feil i periodeavslutningen. Dersom disse feilene ikke blir oppdaget kan det føre til compliance-risiko ved rapportering og tidsforsinkelser. Organisasjoner som investerer i en standardisert prosess for avstemning av kontoer, legger grunnlaget for en nøyaktig og effektiv avslutning som sparer tid og reduserer risiko. I tillegg investerer man i økonomiavdelingen sin fordi man gjør det mulig for dem å utnytte sitt fulle potensiale. Med automatisering blir repetitive oppgaver eliminert, og teamet kan fokusere på strategisk og utfordrende arbeidsoppgaver. Den manuelle prosessen er ikke bare repetitiv, men den forårsaker også stress da ansatte er ansvarlige for informasjonen som rapporteres uten teknologi til å støtte dem. Automatisering av økonomiske prosesser gir organisasjonen fullstendig synlighet og tillit til tallene sine. Generasjonen som går inn i arbeidsstyrken nå for tiden er teknologisk flinke. Organisasjoner må ta i bruk teknologi og  automatisere periodeavslutningen for å  beholde sitt konkurransefortrinn og tiltrekke seg nye talenter.

Les mer om hvordan man oppnår en solid periodeavslutningsprosess ved å laste ned e-boken: Våre 5 beste råd for å modernisere periodeavslutningen.