Mengder med repetitivt, manuelt arbeid er automatisert hos Storebrand. Det gir regnskapsavdelingen bedre kontroll og en mer effektiv regnskapsavslutning.
Storebrand er et nordisk finanskonsern med hovedkontor i Oslo. De tilbyr pensjons-, spare-, forsikrings- og bankprodukter til privatpersoner, bedrifter og offentlige virksomheter.
Selskapet ble stiftet for over 250 år siden, og er i dag en av Nordens største private kapitalforvaltere – med 1097 milliarder kroner investert i mer enn 5 000 selskaper verden rundt. Over 2 millioner personer i Norge og Sverige har plassert sparepengene sine hos Storebrand.
Med over 25 datterselskaper er det store transaksjonsmengder som må avstemmes daglig.
Storebrand har benyttet Trintechs løsninger for transaksjons- og balanseavstemming i mange år.
– Vi er opptatt av å ha så standardiserte og automatiserte rutiner som mulig, forteller fagsjef i CFO Operations i Storebrand, Tone Wiger Løset.
– Vi er et stort selskap med mange forretningsområder og en rekke fagsystemer som leverer data til ERP-systemet daglig. Nå har vi automatisk import av transaksjoner fra bank-. ERP- og fagsystemer, samt automatiserte avstemmingskjøringer som startes flere ganger daglig, sier Løset.
Les mer om hvordan regnskapsførere kan få en mer spennende hverdag i vårt inspirasjonshefte her
Effektiviserte prosesser
Storebrand har to sentraliserte økonomifunksjoner, én i Norge og én i Sverige. Etter at de i 2015 fikk på plass et felles økonomisystem og en felles kontoplan i hele konsernet ble det også mulig å standardisere og effektivisere rutinene rundt avstemming og dokumentasjon av hovedbokskonti. Automatiske import- og avstemmingsrutiner sparer økonomiavdelingen for mye manuelt arbeid.
– Vi ønsker å gjøre ting likt i hele konsernet. Nå har vi et felles system som lar oss effektivisere prosessene våre. Det lastes automatisk inn transaksjoner fra bank-, ERP- og fagsystemer gjennom hele døgnet. Avstemming skjer automatisk og er à jour til enhver tid, så medarbeiderne kan fokusere på avvikshåndtering i steder for manuell transaksjonsmatching, sier Løset.
Storebrand avstemmer 2-300 hovedbokskonti automatisk i Adra Matcher, og åpne poster lastes og dokumenteres automatisk inn i Adra Balancer ved månedsslutt. All bilags- og avstemmingsdokumentasjon er digital og lett tilgjengelig. Løset beskriver en regnskapsavslutningsprosess som har blitt mer effektiv.
Videreutvikles hele tiden
Tiden økonomiavdelingen ikke bruker på det som allerede stemmer bruker de til å videreutvikle systemene og prosessene.
– Når alt som stemmer «forsvinner», kan vi fokusere på de åpne postene samt oppfølging av avstemmingsregler. I systemet får vi god hjelp til å avdekke svakheter i avstemmingsreglene våre slik at de kan forbedres. Jo mer vi får unna automatisk, jo enklere blir det for oss å se forbedringspotensialet i det som gjenstår.
Mange kontoer avstemmes allerede helt automatisk. Selv om mye er forbedret, ser Løset potensial for å gjøre mer.
– Transaksjoner fra gamle fagsystemer kan være utfordrende med hensyn til matchingskriterier og regler. Posteringsrutiner endres over tid og nye konti kan legges til. Det jobbes også med å ta i bruk nye API-løsninger mot våre to hovedbankforbindelser. Målet er at alle konti i systemet skal avstemmes helt automatisk. For mange av konsernselskapene er vi allerede der, men for noen av de mest krevende kontiene ligger vi nok et sted mellom 85-95 prosent automatisering, forteller Løset.
Ingen overraskelser
Automatiske avstemminger og opplasting av dokumentasjon til balanseavstemmingen har redusert noen av arbeidstoppene regnskapsavdelinger typisk så ved periodeavslutning tidligere.
– Vi er langt mer effektive og raskere med avstemming og dokumentasjon ved måneds- og kvartalsslutt. Vi får heller ingen store overraskelser ved periodeavslutning lenger, da kontiene avstemmes automatisk hver dag og åpne poster håndteres løpende. Det er fortsatt travelt i regnskapsavslutningen, men arbeidet kan fokuseres rundt rapporteringsprosessen. Vi har så klart noen topper fortsatt, men vi har ikke det samme trykket på alle områder som vi hadde før, forklarer Løset.
Å ha all dokumentasjonen elektronisk og i skyen gjør dessuten arbeidsstokken langt mer fleksible. Da Covid-19 traff landet og sendte «hele» Norge på hjemmekontor bidro Trintechs system-løsninger til å gjøre arbeidet enklere.
– Vi har jobbet hjemmefra i nesten to år. Regnskapsprosessene fungerte utmerket hele veien. Det hadde vi ikke klart uten systemer støtter opp om det. Alle har tilgang til all bilags- og avstemmingsdokumentasjon digitalt. Det er en befrielse å ikke være avhengig av tilgang til permer og dokumenter lagret på kontoret, slår Løset fast.
Revisor jobber også mer effektivt, da de nå har tilgang til all dokumentasjon elektronisk i Trintechs systemer med felles rutiner for alle konsernselskapene.
– Revisor er fornøyd. Brukerne hos oss er fornøyd. Alle ser at de er mer effektive, særlig i en hybrid arbeidshverdag, sier Løset.
Les mer om hvordan regnskapsførere kan få en mer spennende hverdag i vårt inspirasjonshefte her