Hos Storebrand avstemmes hundrevis av konti automatisk hver dag
Case-studie
Del
Mengder med repetitivt, manuelt arbeid er automatisert hos Storebrand. Det gir regnskapsavdelingen bedre kontroll og en mer effektiv regnskapsavslutning.
Storebrand er et nordisk finanskonsern med hovedkontor i Oslo. De tilbyr pensjons-, spare-, forsikrings- og bankprodukter til privatpersoner, bedrifter og offentlige virksomheter.
Selskapet ble stiftet for over 250 år siden, og er i dag en av Nordens største private kapitalforvaltere – med 1097 milliarder kroner investert i mer enn 5 000 selskaper verden rundt. Over 2 millioner personer i Norge og Sverige har plassert sparepengene sine hos Storebrand. Med over 25 datterselskaper er det store transaksjonsmengder som må avstemmes daglig.
Storebrand har benyttet Trintechs løsninger for transaksjons- og balanseavstemming i mange år.
– Vi er opptatt av å ha så standardiserte og automatiserte rutiner som mulig, forteller fagsjef i CFO Operations i Storebrand, Tone Wiger Løset.
Vi er et stort selskap med mange forretningsområder og en rekke fagsystemer som leverer data til ERP-systemet daglig. Nå har vi automatisk import av transaksjoner fra bank-. ERP- og fagsystemer, samt automatiserte avstemmingskjøringer som startes flere ganger daglig.»
Effektiviserte prosesser
Storebrand har to sentraliserte økonomifunksjoner, én i Norge og én i Sverige. Etter at de i 2015 fikk på plass et felles økonomisystem og en felles kontoplan i hele konsernet ble det også mulig å standardisere og effektivisere rutinene rundt avstemming og dokumentasjon av hovedbokskonti. Automatiske import- og avstemmingsrutiner sparer økonomiavdelingen for mye manuelt arbeid.
– Vi ønsker å gjøre ting likt i hele konsernet. Nå har vi et felles system som lar oss effektivisere prosessene våre. Det lastes automatisk inn transaksjoner fra bank-, ERP- og fagsystemer gjennom hele døgnet. Avstemming skjer automatisk og er à jour til enhver tid, så medarbeiderne kan fokusere på avvikshåndtering i steder for manuell transaksjonsmatching, sier Løset.
Storebrand avstemmer 2-300 hovedbokskonti automatisk i Adra Matcher, og åpne poster lastes og dokumenteres automatisk inn i Adra Balancer ved månedsslutt. All bilags- og avstemmingsdokumentasjon er digital og lett tilgjengelig. Løset beskriver en regnskapsavslutningsprosess som har blitt mer effektiv.
Videreutvikles hele tiden
Tiden økonomiavdelingen ikke bruker på det som allerede stemmer bruker de til å videreutvikle systemene og prosessene.
– Når alt som stemmer «forsvinner», kan vi fokusere på de åpne postene samt oppfølging av avstemmingsregler. I systemet får vi god hjelp til å avdekke svakheter i avstemmingsreglene våre slik at de kan forbedres. Jo mer vi får unna automatisk, jo enklere blir det for oss å se forbedringspotensialet i det som gjenstår.
Mange kontoer avstemmes allerede helt automatisk. Selv om mye er forbedret, ser Løset potensial for å gjøre mer.
– Transaksjoner fra gamle fagsystemer kan være utfordrende med hensyn til matchingskriterier og regler. Posteringsrutiner endres over tid og nye konti kan legges til. Det jobbes også med å ta i bruk nye API-løsninger mot våre to hovedbankforbindelser. Målet er at alle konti i systemet skal avstemmes helt automatisk. For mange av konsernselskapene er vi allerede der, men for noen av de mest krevende kontiene ligger vi nok et sted mellom 85-95 prosent automatisering, forteller Løset.
Ingen overraskelser
Automatiske avstemminger og opplasting av dokumentasjon til balanseavstemmingen har redusert noen av arbeidstoppene regnskapsavdelinger typisk så ved periodeavslutning tidligere.
Vi er langt mer effektive og raskere med avstemming og dokumentasjon ved måneds- og kvartalsslutt. Vi får heller ingen store overraskelser ved periodeavslutning lenger, da kontiene avstemmes automatisk hver dag og åpne poster håndteres løpende. Det er fortsatt travelt i regnskapsavslutningen, men arbeidet kan fokuseres rundt rapporteringsprosessen. Vi har så klart noen topper fortsatt, men vi har ikke det samme trykket på alle områder som vi hadde før.»
Å ha all dokumentasjonen elektronisk og i skyen gjør dessuten arbeidsstokken langt mer fleksible. Da Covid-19 traff landet og sendte «hele» Norge på hjemmekontor bidro Trintechs system-løsninger til å gjøre arbeidet enklere.
– Vi har jobbet hjemmefra i nesten to år. Regnskapsprosessene fungerte utmerket hele veien. Det hadde vi ikke klart uten systemer støtter opp om det. Alle har tilgang til all bilags- og avstemmingsdokumentasjon digitalt. Det er en befrielse å ikke være avhengig av tilgang til permer og dokumenter lagret på kontoret, slår Løset fast.
Revisor jobber også mer effektivt, da de nå har tilgang til all dokumentasjon elektronisk i Trintechs systemer med felles rutiner for alle konsernselskapene.
– Revisor er fornøyd. Brukerne hos oss er fornøyd. Alle ser at de er mer effektive, særlig i en hybrid arbeidshverdag, sier Løset.
Last ned produktbrosjyre
I Adra Suite-brosjyren kan du lese mer om den totale løsningen og få en innføring i hver modulene Adra Matcher, Adra Balancer og Adra Task Manager.
Få en demo av Adra
Snakk med en av våre rådgivere og finn ut hvordan løsningen passer dine behov. Book en demo via lenken under, så tar vi kontakt med deg for å finne et passende tidspunkt.
