Automatisert transakasjonsavstemming: Det perfekte verktøyet for periodeavslutningsprosessen

Målet til enhver økonomiavdeling er å levere nøyaktig data gjennom periodeavslutningen og gjøre det effektivt, samtidig som man reduserer kostnader og risiko. Mange organisasjoner sliter med å administrere store mengder transaksjonsdata, holde tritt med endringene, betalingstrender, og gi forretningskritisk innsikt etter hvert som økonomien endrer seg. Ledende organisasjoner utnytter transaksjonsavstemmingsprogramvarer for å utføre det tunge arbeidet, og sikrer at deres tid og resurser kan brukes på oppgaver av høyere verdi og som bidrar til å drive den strategiske utviklingen til organisasjonene.

Utfordringene med en ineffektiv transaksjonsavstemmingsprosess

Transaksjonsavstemming er en fundamental prosess i periodeavslutningen. For organisasjoner som manuelt avstemmer store volum av transaksjoner kan man møte på flere utfordringer som for eksempel redusert effektivitet, økte kostnader og frafall av talenter.

Mangel på effektivitet

Arbeid som gjøres med ustandardiserte prosesser og lite fleksible systemer gjør at man kaster bort verdifull tid og ressurser. Dette gjelder spesielt for transaksjonsavstemming, siden det krever kompilering av data fra flere kilder som trenger manipulering for å lastes inn i avstemmingen på riktig måte før de kan avstemmes. Når det gjøres manuelt, resulterer dette ofte i feil og skaper flaskehalser som forsinker oppgaver, forlenger tiden for å avslutte og gir mindre tid til verdiskapende oppgaver.

Økte kostnader

Manuelle metoder og mangel på effektivitet i transaksjonsavstemmingsprosessen resulterer i økte kostnader for organisasjonen. Når økonomi- og regnskapsteam bruker mye tid på å avstemme og gjennomgå avstemminger, har de ikke noe ekstra tid til å undersøke avvik eller sikre nøyaktigheten til periodeavslutningen. Uten tid til overs blir feil ofte oversett, noe som resulterer i avskrivninger og høyere revisjonskostnader.

Talentutfordringer

I Deloitte sin nylige undersøkelse, nevnte administrerende direktører talentmangel som en av deres største utfordringer for fremtiden. Teknologi er avgjørende for å tiltrekke og beholde talenter. Hvis en organisasjon håndterer transaksjonsavstemmingsprosessen uten moderne automatiseringsverktøy, støter de på problemer som kan føre til turnover i organisasjonen.

Fordelene med en automatisert transaksjonsavstemmingsprosess

Etter hvert som selskaper vokser og begynner å avstemme nye kilder og større datamengder, kan en manuell avstemmingsprosess ikke skaleres effektivt for å møte organisasjonens avstemmingskrav. Ved å bruke programvarer for transaksjonsavstemming vil organisasjonen ha en mer effektiv drift, redusere kostnader og la ansatte nå sitt fulle potensial og bruke sin kompetanse.

Effektive prosesser

Automatisering muliggjør rask og nøyaktig transaksjonsavstemming på tvers av flere kilder og uten at det går på bekostning av nøkkelkontroller. Med ett enkelt system for å administrere prosessen vil organisasjonen få bedre innsyn og oversikt. I stedet for å planlegge flere møter for statusoppdateringer, kan ledelsen logge på plattformen og se statusen for avstemte prosesser, slik at de kun trenger å undersøke avvikene.

«Løsningene setter ingen begrensninger på filtyper vi kan importere og dette gjør jobben vår mye lettere. Vi bruker mindre tid når det er automatisk avstemming; vi kan la løsningen avstemme, og så tar vi tak i avvikene. Tiden vi sparer bruker vi på mer verdiskapende arbeid for selskapet, som å støtte opp om interne rapporter» – Kjetil Homme Berntsen – Brandsdal Group.

Reduser kostnader

Trintech sin løsning for transaksjonsavstemming gjennomfører prosessen før ansatte har kommet på kontoret. Dataintegrasjonen og automatiseringen lar økonomi- og regnskapsteam fokusere på avvikene. Dette legger til rette for en mer effektiv periodeavslutning, øker kvaliteten på data og bidrar til å redusere kostnadene.

«Avstemmingsverktøyet vi brukte knelte, det håndterte ikke den transaksjonsmengden vi hadde. Derfor måtte vi gjøre en kraftig endring og opprydning. Vi fikk hjelp av Adra-løsningene til det vi ikke hadde klart å avstemme på et tilstrekkelig vis. Adra var rett og slett det systemet som hadde kapasitet til å avstemme vårt store transaksjonsvolum. Etter vi fikk lagt alt over i Adra- løsningene ble dette en effektiv og smidig prosess. I dag har vi stålkontroll» – Modhi.

Tiltrekke seg talenter

I stedet for å manuelt gå gjennom og avstemme et høyt antall transaksjoner, kan teamet bruke regnskapsautomatiseringsverktøy som gjør jobben for dem. Dette frigjør tid de vanligvis bruker på å finne ut av avvik, og skaper en mer effektiv periodeavslutningsprosess. Ved å automatisere de repetitive delene av periodeavslutningsprosessen, som transaksjonsavstemmingsprosessen, kan økonomiavdelingen oppleve en forbedret balanse mellom arbeid og privatliv samtidig som de kan bruke sin kompetanse til oppgaver som gir mer verdi for organisasjonen.

Implementer en programvare som automatiserer transaksjonsavstemming

Kanskje du ser behovet og verdien av å investere i en automatisert transaksjonsavstemmingsløsning, men er usikker på hvor du skal begynne. Når du utvikler et rammeverk, bør du vurdere hvordan organisasjonen din kan gå gjennom disse stegene:

1. Kvalitet og konsistens av data: Hvordan automatiserer jeg datainnlastingen og manuell manipulering av kildedataene fra et eksisterende eller eldre system?
2. Verktøy for administrasjon av avvik: Hvordan får jeg løsningen til å redusere den manuelle arbeidsmengden ved å avstemme de gjenværende elementene som ikke automatisk samsvarer i henhold til de nåværende konfigurerte regler?
3. Kontroller fungerer konsekvent: Hvordan får jeg løsningen til å flagge ting som må undersøkelses, få forespørslene via e-post og passe på at de blir løst?