Slik kan automatisering redusere risiko i bedriften

Økende inflasjon, stigende renter og risikoen for lavkonjunktur, kombinert med mange makroøkonomiske utfordringer, legger en stor belastning på økonomiavdelingen.

For å bekjempe disse utfordringene må økonomiledere revurdere dagens strategier ved å modernisere prosesser og ta i bruk rett teknologi. Dette vil spare tid og penger, øke verdien av arbeidet, beholde ansatte og forbedre moral, samtidig som organisasjonsrisikoen reduseres. Ved å bytte fra manuelle prosesser til avansert automatisering vil økonomiavdelingen kunne identifisere hva som bør prioriteres og legge handlingsplaner for å redusere de fire viktigste organisasjonsrisikoene som virksomheten står overfor:

Viktige organisasjonsrisikoer som bedrifter står overfor

• Strategisk risiko
• Operasjonell risiko
• Compliance-risiko
• Rapporteringsrisiko

Strategisk risiko

Strategisk risiko gjør det vanskeligere å levere forventede resultater, noe som kan sette bremser for organisasjonens muligheter for vekst.

Regneark er ikke laget for de komplekse prosessene som økonomiavdelingen står overfor. Med manuelle prosesser mangler man kontroll og oversikt for å gi innsikt i virksomheten og dette skaper strategisk risiko for organisasjonen.

«– Det å ha et system som håndterer identifikasjonen, samtidig som det håndterer fremdriften i balanseavstemmingen, så vi som verdiskapende for oss. Vi har mye bedre oversikt over hvor vi er i løypa med periodeavslutningen» – Brandsdal

Å endre periodeavslutningsprosessen fra ulike regneark til en enkelt løsning støtter virksomheten i å optimalisere ressurser effektivt og reduserer strategisk risiko.»

Operasjonell risiko

Operasjonell risiko er potensielle feil som følge av forstyrrelser i forretningsdriften. Denne organisasjonsrisikoen kan ha økonomisk innvirkning, skade organisasjonens omdømme og svekke compliance.

Alt fra administrerende direktører til interessenter, ønsker et bilde av organisasjonens finansielle status. Dessverre er menneskelige feil vanlig i organisasjoner som har flere manuelle prosesser. I stedet for å gjennomgå de rapporterte dataene før de sendes til ledelsen, sender team tall de er usikre på for å holde prosessene i gang.

Feil i finansielle prosesser vil gi ringvirkninger til andre prosesser i organisasjonen. Mindre feil kan gi betydelige problemer, flaskehalser, forsinkelser av prosesser, og økt operasjonell risiko.

«Avstemmingsverktøyet vi brukte knelte, det håndterte ikke den transaksjonsmengden vi hadde. Derfor måtte vi gjøre en kraftig endring og opprydning. Vi fikk hjelp av Adra-løsningene til det vi ikke hadde klart å avstemme på et tilstrekkelig vis. Adra var rett og slett det systemet som hadde kapasitet til å avstemme vårt store transaksjonsvolum. Etter vi fikk lagt alt over i Adra løsningene ble dette en effektiv og smidig prosess. I dag har vi stålkontroll» – Modhi

I stedet for å stole utelukkende på regneark, kan en automatisert løsning minimere risiko og forbedre integriteten. I tillegg vil økonomiavdelingen få mer tid til å fokusere på andre elementer som forbedrer organisasjonen.

Compliance-risiko

Compliance-risiko truer organisasjoner på grunn av brudd på eksterne lover eller krav. Et eksempel på compliance-risiko i økonomiavdelingen er manglende evne til å produsere rettidig regnskap i henhold til regnskapsregler som GAAP.

Organisasjoner kan bekjempe denne organisasjonsrisikoen ved å implementere risikobaserte intern kontroller og et risikorammeverk. Sterk og effektiv internkontroll skaper et sikkerhetsnett som reduserer compliance-risiko. Dette sikrer at økonomiavdelingen får oppfylt alle eksterne og interne compliance-krav.

Endringer i prosesser, som for eksempel økende regulatoriske krav, fører med seg arbeidsoppgaver som økonomiteam må integrere i rapporteringsprosessen. CFO-er vil prøve å automatisere så mange manuelle prosesser som mulig og strømlinjeforme oppgavestyring for å få tilleggskravene inn i de eksisterende rapporteringsprosessene, samtidig som de ser etter måter å optimalisere og automatisere periodeavslutningsprosessen for å støtte økonomiavdelingen.

Rapporteringsrisiko

Rapporteringsrisiko utfordrer ledelsens evne til å følge med fremdriften. Det muliggjør proaktiv risikostyring når organisasjoner identifiserer problemer som oppstår eller før de blir realisert.

«Bedre kontroll og oversikt og mer automatisering har gjort at vi nå har totalavstemming ti ganger årlig» – Fatland

Overvåking og rapportering av strategisk, operasjonell og compliance-risiko er like viktig som å gjøre periodeavslutningen i tide. Selv om en rask periodeavslutning kan virke som en seier, betyr det lite hvis dataen er upålitelig.

For interessenter er rask og høy kvalitet på rapportering viktig for nøyaktige kontroller. Unøyaktige og ufullstendige økonomiske rapporter medfører betydelig risiko for organisasjoner.

Når ulike team av ansatte har tilgang til og legger inn data i flere regneark, er det liten eller ingen kontroll over hva ledelsen og ansatte har tilgang til i revisjonssporet. Dette øker ytterligere sannsynligheten for feil.

Automatisering av periodeavslutningsprosessen kan redusere rapporteringsrisikoen ved at data lagres i én enkelt løsning som kan kontrolleres og administreres.

Hovedpoenget er at unøyaktigheter, feil og forsinkelser i periodeavslutningsprosessen har sin pris.

Ved å evaluere disse fire organisasjonsrisikoene forbundet med en manuell periodeavslutningsprosess kan man spare virksomheten for tid og penger.

[cta-content-placement]