3 typer finansielle kontroller som reduserer risiko

Finansielle kontroller og compliance-rammeverket i en organisasjon er en av de mest kritiske delene av periodeavslutningen. Effektiviteten avhenger av organisasjonen, verktøy og de implementerte prosessene man har. Det skal gi økonomiavdelingen pålitelighet, økonomisk compliance, god oversikt og gi detaljert innsikt i periodeavslutningsprosessen. Organisasjoner som ikke klarer å sette opp finansielle kontroller, er i fare for compliance brudd. Det kan være med på å ødelegge omdømmet til organisasjonen.

«Over 90% av deltakerne mener at de har etablert styringsrammer for å håndtere risiko, men mindre enn en fjerdedel er sikre på at nøkkelkontrollene fungerer effektivt.» – PwC spørreundersøkelse

Organisasjoners finansielle kontroller gå under i en av tre kategorier:

Reaktiv:

De finansielle kontrollene er utformet, men ikke effektive. Man er alltid ett steg etter og ofte administrert i ulike regneark og dokumenter, noe som resulterer i:

• Lite standardisering
• Ingen automatisering
• Økt risiko for brudd på compliance og omsetningstap

Proaktiv:

De finansielle kontrollene er utformet og tilstrekkelig dokumentert, og det er standardisering og automatisering, som gir:

• Dokumenterte kontroller
• Standardisering
• Automatisering
• Ingen kobling til andre lignende aktiviteter

Verdensklasse:

De finansielle kontrollene integreres, standardiseres og overvåkes kontinuerlig på tvers av organisasjonen som en del av et mer omfattende rammeverk, og er:

• Automatisert og standardisert på tvers av selskapet
• Del av et helhetlig internt rammeverk
• Ovenfra-og-ned-tilnærming
• Eies av virksomheten

“I selskaper som måtte omarbeide sin økonomi, trodde 80% at kontrollene deres var effektive før de fant at de var mangelfulle. » – Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) spørreundersøkelse

Administrere internkontroll for å redusere risiko

Internkontroll skaper et sikkerhetsnett som reduserer risiko. Hvis organisasjonen sitt rammeverk for risikostyring ikke har nådd sitt fulle potensiale enda, bør man forbedre prosessene sine nå. Når rammeverket for finansiell kontroll er definert basert på kriteriene ovenfor, kan økonomi- og regnskapsmedarbeidere sette mål og implementere løsninger for å få en internkontroll i verdensklasse.

Det er viktig å huske at omfanget av et internt rammeverk strekker seg utover bare finansielle kontroller: Det er ment for å også fremme operativ nøyaktighet og effektivitet, sikre overholdelse av interne retningslinjer og juridiske krav, og oppfylle virksomhetens moralske forpliktelser overfor sine ansatte, kunder og andre interessenter.

Et effektivt rammeverk kan kategoriseres av tre typer internkontroll: forebyggende, utforskende og korrigerende.

Forebyggende internkontroll

Forebyggende internkontroll er ment å forhindre at feil oppstår. Slik som kontroller og saldoer for å sikre nøyaktig rapportering.

Forebyggende kontroller i finans og regnskap handler om å skille plikter fra daglige oppgaver som å utføre og godkjenne transaksjoner eller forberede, gjennomgå og godkjenne avstemminger.

Utforskende internkontroll

Utforskende internkontroll går ut på å oppdage feil etter at de har skjedd, men før de har blitt et betydelig problem.

De fleste interne kontroller for økonomiavdelingen faller inn under denne kategorien, som for eksempel interne revisjoner som gir rapporter og innsikt i compliance, fanger opp eventuelle hull eller feil før ekstern revisjon. Samt finansiell rapportering og avstemminger som identifiserer feil og viser data over organisasjons finansielle status.

Korrigerende internkontroll

Korrigerende internkontroll er ment for å forhindre gjentakelse av feil som tidligere er identifisert av den utforskende kontrollen for å forbedre prosessene som forårsaker risiko for organisasjonen.

Dette er viktige internkontroller for økonomiavdelingen. Hvis gjentatte feil ikke blir adressert måned etter måned, blir økonomi- og regnskapsmedarbeidere stadig sittende med dette i stedet for å kunne levere verdifull forretningsinnsikt som forventes av dem. Automatiserings software for periodeavslutningen kan effektivisere manuelle prosesser og gi økt oversikt og nøyaktighet. Dette vil føre til mer tid og ressurser som kan brukes på å identifisere feilkilder.

«Mens de fleste selskaper har gjort fremskritt for å standardisere kontrollene sine, oppgir over 50% at kostnadene for compliance fortsatt øker, og over 70% føler fortsatt at byrden av compliance vil øke over tid.» – Financial Executives Research Foundation (FERF) spørreundersøkelse

Økende inflasjon, stigende renter og risiko for lavkonjunktur kombinert med de pågående utfordringene rundt integrering av ESG og andre regulatoriske endringer fortsetter å legge en massiv belastning på økonomiavdelingen. For å være bedre rustet må økonomiledere investere i løsninger som effektiviserer og forbedrer kontroller og risiko-rammeverk.

[cta-content-placement]