Invester i fremtiden med en modernisert periodeavslutningsprosess

Økonomiavdelingen har historisk sett alltid vært ansvarlig for periodeavslutningsprosessen. Dette har imidlertid endret seg de siste årene: ifølge Gartners CFO perspektiv for 2021, flytter økonomiledere prioriteringer fra funksjoner fokusert på verdibeskyttelse, som å avstemme regnskapet, til verdiskaping, som prediksjonsanalyser.

Nøyaktige tall vil alltid være hjørnesteinen i økonomiavdelingen. Styring og compliance er avgjørende for virksomheten og vil fortsette å være det. Men fremover må økonomiledere være kreative og ha evnen til å respondere på usikkerhetene som det stadig blir flere av i verden. Hvis økonomiavdelinger ønsker å være fremtidsrettede, er det viktig å oppnå en periodeavslutningsprosess som er rask, nøyaktig og effektiv. Dette er mulig ved å investere i  ansatte, prosesser og teknologi.

Utfordringer ved periodeavslutningsprosessen

#1: Ansatte får ikke vist sitt potensiale med gjentagende oppgaver

Når økonomiavdelinger ikke proaktivt jobber med periodeavslutningsprosessen, har ikke ansatte muligheten til å utvikle seg i bedriften. Tungvinte og manuelle prosesser som avhenger av regneark kan føre til menneskelige feil, og problemer kan da bare løses etter at de har oppstått.

Når regnskapsførere bruker mye tid på å skaffe og organisere data for å få det inn i regneark, får de svært lite tid til å kunne gjøre analytisk arbeid. Ved å investere i standardisering av prosesser og de riktige teknologiverktøyene, kan dette endres.

Ved å utnytte automatiseringsverktøyene til Adra, vil mye av datauthentingen gjøres automatisk. Adra Balancer kan automatisk avstemme poster i balanseregnskapet i henhold til spesifikke regler, som for eksempel å identifisere nullsaldoer. Da trenger regnskapsførere kun å se på unntakene. Høyvolum transaksjonsavstemming og flerveisavstemming kan gjøres med Adra Matcher. Løsningen reduserer antall timer som brukes på å analysere data som allerede matcher.

Dette gir ansatte mer tid til å analysere og gjøre det kreative arbeidet. I tillegg får man mulighet for karriereutvikling og oppbygging av ny kompetanse ved å lære og forstå de nye digitale verktøyene. Slik kan regnskapsførere tilføre verdi ikke bare til økonomiavdelingen, men også til organisasjonen.

#2: Prosesser er ikke standardiserte på tvers av land eller avdelinger

Før ny teknologi kan brukes på funksjoner i økonomiavdelingen, må periodeavslutningsprosessen være standardisert. Hvis hvert team, hver region eller hver funksjon håndterer prosessen forskjellig, er det umulig å bruke samme standard gjennom hele prosessen.

I tillegg må prosessen optimaliseres. Hvis automatisering brukes på en mangelfull prosess, vil verktøyet som brukes gjøre de samme feilene som regnskapsførere, bare raskere.

Opplæring for ulike brukere på tvers av avdelinger er avgjørende for å forbedre prosesser og holde dem konsekvente. Når organisasjoner rekrutterer en ny ansatt, må de passe på at personen læres opp riktig, fra første stund. Det er også viktig å tilby oppfriskningskurs og tydelig kommunisere eventuelle prosessendringer.

Når en standardisert prosess er på plass, kan verktøy som Adra Task Manager dokumentere arbeidsflyten og gjøre det tydelig hvem som er tildelt hvilke oppgaver. Dashboadet gir oversikt over hvordan ting ligger an og gir ledelsen kontroll. Samtidig kan teamet utføre oppgavene sine uten å måtte bekymre seg for upålitelige regneark eller dårlig kommunikasjon seg imellom.

#3: Teknologi blir ikke unyttet for å forbedre periodeavslutningsprosessen

Selv om økonomiavdelingen investerer i ansatte og prosesser vil man fortsatt ha problemer med å nå fremtidsvisjonen hvis teknologien er utdatert. Som nevnt i Gartner-spørreundersøkelsen, er økonomilederes mål å digitalisere økonomifunksjonen. Fremtidsrettede økonomiledere vil være sikre på at de ikke bare løser problemet akkurat nå, og trenger derfor en skalerbar løsning.

Automatisering og optimalisering er ment for å hjelpe regnskapsførere, ikke erstatte dem. Ved å bruke verktøy for å automatisere det administrative arbeidet kan teamene bruke mer tid på det kreative og strategiske arbeidet.

Ved å investere i rett teknologi, forbedre prosesser og få det beste ut av sine ansatte, kan økonomiavdelingen modernisere for vekst. For å finne ut mer om hvordan Trintech kan hjelpe økonomiavdelingen din, kontakt oss i dag for å avtale en demo.