Når kveldene blir lange, og kulda setter inn, det er tegn på at du har startet årsrapporteringen din.
Nå skal vi kanskje ikke skrive om Musevisa til Regnskapsførervisa med det første, selv om vi kjenner mang en regnskapsfører som kunne trengt litt oppmuntring når fristene for årsoppgjør og periodeavslutningene nærmer seg.
For det er først i de travle periodene at samhandlingen i teamet blir satt på prøve. Hvem har vel ikke følt på stresset når du ikke får fullført en oppgave fordi du mangler grunnlaget fra en kollega? Eller utfordringene som oppstår når en nøkkelansatt blir syk, og ingen egentlig har kontroll over vedkommendes rutiner og oppgaver?
Heldigvis finnes det enkle ting du kan gjøre for å hjelpe teamet ditt.
Tydelig rollefordeling er nøkkelen til et sammensveiset team.
Se for deg et fotballag hvor alle er spisser. Ja, du kan sikkert score mange mål, men du vil ikke vinne noen kamper. Slik er det også for regnskapsteam. Likevel er det fortsatt mange virksomheter der ute som ikke har en tydelig rollefordeling i avdelingen.
Nøkkelen til god samhandling internt i et team handler om at hver enkelt ansatt kjenner sin egen og andres roller, og hvordan samspillet foregår mellom dem. Noen ganger kan det også tenkes at enkelte oppgaver tilhører teamet, og ikke enkeltpersoner. Da må det være tydelig for de ansatte hva som gjelder og når.
Du kan leve med noe uklare eller utdaterte retningslinjer om alt går som det skal, men i de hektiske periodene vil det alltid være noe uforutsett som vil påvirke prosessen. Noen kan bli syke, enkelte kan være på etterskudd med leveransene sine, mens andre kan ha tid til overs uten at de kan starte på neste oppgave.
Du bør altså sikre at de ansatte ikke bare vet hvilke ansvarsoppgaver de selv har, men også hvordan de skal forholde seg til «hva-hvis»-scenarioer som kan inntreffe. Hva skal Hanne gjøre om Robert ikke rekker levere innen fristen, eller hva skal teamet gjøre dersom tallene fra et av datterselskapene er sent ute?
Gode rutinebeskrivelser gjør teamet mindre sårbart
Når de ansatte kjenner sin egen og andres rolle, vil det neste steget bli å lage gode rutinebeskrivelser. I et team som er godt innarbeidet, kan de ansatte kjenne godt nok til hvordan de andre på teamet gjennomfører oppgavene sine. Om du henter inn en vikar eller tar imot en nyansatt, så stiller det seg fort annerledes.
Med gode rutinebeskrivelser på plass, vil du oppleve at teamet blir mindre sårbart for endringer i bemanningen, som for eksempel under ferieavviklingen. Nyansatte vil antageligvis alltid ha behov for noe oppfølging, men med rutiner som er godt beskrevet vil det gå raskere for dem å komme opp i fart – og dét uten at det krever mer innsats fra deg.
Det er flere fordeler ved å ha systematisert roller og rutinebeskrivelser. Du gir de ansatte en mye større fleksibilitet i tilknytning til arbeidssted, for det spiller da liten rolle om de er fysisk på kontoret eller sitter på hytta. Dette er også spesielt nyttig når arbeidsmarkedet er stramt, da en nyansatt like gjerne kan bo et helt annet sted enn der hovedkontoret er lokalisert.
Del opp oppgavene og fordel dem
Det tredje steget for bedre samhandling i et regnskapsteam, handler om å bryte opp større oppgaver i flere deler.
En av utfordringene med periode- og årsavslutningene er at de involverer lange prosesser med flere ansatte før oppgaven kan bli ferdigstilt. Ved å dele oppgavene inn i hoved- og deloppgaver, vil teamet oppleve mer oversikt og kontroll i hverdagen. Hver ansatt kan selv følge opp status på sine oppgaver og påvirke hverdagen til sine kolleger.
Om du ikke benytter deg av et digitalt oppgavesystem i dag, så bør det være noe du bør vurdere å anskaffe. Ikke bare vil det gjøre planleggingen av periode- og årsavslutningene mye mer effektiv, men det vil hjelpe de ansatte å orientere seg raskt, samtidig som du slipper å gjøre øvelsen før hver periodeavslutning.
Les mer: Hvordan forbedre kommunikasjonen i økonomiavdelingen
Behandle årsaken, ikke symptomene
Selv om disse rådene kan støtte regnskapsteamet i hverdagen, løser de ikke nødvendigvis årsaken til utfordringene. Vår erfaring er at det i de fleste tilfeller handler om mangelen på tid til å få god oversikt og kontroll. Det er ofte slik at de ansatte er så nedlesset med oppgaver at de ikke har muligheten til å orientere seg godt innad i teamet. Konsekvensen kan bli at de ansatte opplever mye stress, samtidig som risikoen for feilrapportering øker.
Et godt sted å starte er å automatisere de mest tidkrevende oppgavene i periodeavslutningen. Det vil ikke bare hjelpe de ansatte å ta tiden tilbake, det kan også bidra til betydelige kostnadsinnsparinger.
