Bedre oversikt for Norges eldste flyselskap

Case-studie

Et flyselskap har hundretusenvis av transaksjoner i løpet av et år. Widerøe-konsernet har tatt i bruk smart teknologi for å jobbe mer effektivt og ha bedre oversikt over regnskapet.

I det siste normale året før pandemien fraktet Widerøes flyveselskap AS over tre millioner passasjerer. Det sier seg selv at det er mange transaksjoner som må avstemmes hver måned. Regnskapsavdelingen i Widerøe-konsernet har totalt ni selskaper og datterselskaper kjører periodeavslutning for hver måned.

For å få bedre oversikt har de gått til innkjøp av teknologi som automatiserer de repetitive og langtekkelige oppgavene forbundet med periodeavslutning.

– Vi ønsker å være langt framme på digitalisering. Ved å ta i bruk smart teknologi har vi fått bedre oversikt og internkontroll, forteller regnskapssjef i Widerøe-konsernet, Janita Nilsen.

Luftfartskonsernet har investert i Adra Task Manager og Adra Balancer for å få kontroll på arbeidsmengdene og jobbe mer effektivt.

Høyere kvalitet på avstemmingen

Smarte teknologiløsninger har hevet kvaliteten og kontrollen på avstemningene for selskapet. I regnskapsløsningen kan selskapet selv sette kontrollnivå til «utfører», «godkjenner» og «kontrollør».

– Som kontrollør på mange av de største balansekontoene sparer jeg mye tid og får lettere oversikt. Totalt sett gjør det at vi får bedre kvalitet på regnskapet fordi det er sett på og kontrollert av flere, forteller Nilsen.

Teknologi muliggjør også automatisering av periodeavslutningen. Om det for eksempel ikke har vært noen bevegelser på balansekontoene, trengs det ikke menneskeøyne for å godkjenne.

– Vi jobber mer effektivt med periodeavslutning og avstemming sammenlignet med før. Automatisering frigjør tid vi kan bruke til videre kvalitetsforbedring av regnskapene og funksjonene våre, sier Nilsen.

Hun beskriver en regnskapsfunksjon som har forandret seg mye de siste årene. Hun og kollegene sitter ikke lenger og håndterer bilag på slutten av måneden.

– Vi får inn ganske mange fakturarer i løpet av et år. Skulle man tastet inn alle de manuelt hadde man fått senebetennelse, ler Nilsen.

Etter å ha kommet skikkelig i gang med sine nye regnskapssystemer i 2020, tok de det et steg lenger ved å gi revisoren tilgang til å hente ut dokumentasjon fra systemet selv.

– For min del frigjør mulighetene i systemet mye tid. Det gjør at jeg slipper å dykke ned i detaljene, og lar meg jobbe mer overordnet, forteller Nilsen.

Sparer mye internkommunikasjon

I regnskapsføring er det mange arbeidsoppgaver som gjentas periodevis. Med Adra Task Manager kan alle i regnskapsavdelingen se sine arbeidsoppgaver og huke de av ettersom fullføres.

– Nå har vi oversikt over alle oppgavene som skal gjøres til enhver tid, og kan se om og når de er gjort. Det sparer oss mye internkommunikasjon. Ikke minst er det veldig lett å omfordele oppgavene om noen er borte i kortere eller lengre perioder, forteller Nilsen.

Hun sammenligner med en tid der arbeidsoppgavene var listet i et regneark. Glemte man å gå inn og oppdatere regnearket, mistet en fort oversikten.

– Det jeg liker spesielt godt er at man får varsel når det nærmer seg frist for å gjøre en oppgave. Ingen arbeidsoppgaver glipper, og alt blir gjort i tide, sier Nilsen.

Digitaliseringen av økonomifunksjonen i Widerøe-konsernet er godt i gang, og Nilsen sier hun gleder seg til å se hvilke muligheter som åpner seg framover.

– Regnskapene våre føres mer løpende og gjør arbeidsmengden mer jevnt fordelt på arbeidsstokken gjennom måneden. Med digitalisering av regnskapsfunksjonene har vi mer løpende kontroll på balansen, så vi ikke får noen overraskelser i årsoppgjøret, konkluderer Nilsen.

Les mer om hvordan regnskapsførere kan få en mer spennende hverdag i vårt inspirasjonshefte her